Vos participants peuvent annuler leur inscription eux-mêmes, sans vous contacter, avec un lien personnel présent dans leurs e-mails. Leurs places reviennent aussitôt à l’événement et quelqu’un d’autre peut les prendre.
Il n’y a rien à configurer. Le lien fonctionne pour toute inscription faite via le formulaire d’inscription.
Où le participant trouve le lien
Le lien figure en bas de ces e-mails, sous la mention « Can’t make it? » :
- la confirmation envoyée à l’inscription ;
- le rappel envoyé avant sa date ;
- l’e-mail qui lui annonce un changement de date.
Chaque lien correspond à une inscription. Il n’est envoyé que par e-mail, jamais affiché sur votre site : seul le titulaire de la boîte peut s’en servir. Le lien n’a pas de date limite et fonctionne tant que vous ne supprimez pas le participant.
Si vous désactivez les e-mails de confirmation dans les réglages des e-mails automatiques, le lien n’arrive plus qu’avec le rappel. Si les deux sont désactivés, toute annulation doit passer par vous.
Ce que voit le participant
Le lien ouvre une page de votre site, avec l’en-tête et le pied de page de votre thème.
- La page, titrée Cancel your RSVP, lui demande par son nom s’il veut annuler son inscription à l’événement.
- Il clique sur Yes, cancel my RSVP, ou sur Keep my RSVP pour revenir à la page de l’événement.
- Après confirmation, la page RSVP cancelled s’affiche, avec un bouton Back to the event.
Ce clic de confirmation est voulu. Les filtres de sécurité des messageries ouvrent les liens en arrière-plan pour les analyser ; un lien qui annulerait en un clic supprimerait des inscriptions sans que personne ne l’ait voulu.
Les autres messages possibles :
| Message | Signification |
|---|---|
| Already cancelled | L’inscription a déjà été annulée. Rien d’autre à faire. |
| Cancellation link expired | L’inscription n’existe plus, en général parce qu’elle a été supprimée. |
| Invalid cancellation link | L’adresse a été coupée ou mal recopiée. Demandez à la personne de cliquer sur le lien de son e-mail. |
| Session expired | La page est restée ouverte trop longtemps. La personne recharge la page et confirme à nouveau. |
| Cancellation failed | L’inscription n’a pas pu être modifiée. La personne peut réessayer ou vous contacter. |
Ce qui change de votre côté
- L’inscription passe au statut Cancelled dans l’écran des participants. La fiche reste, avec le nom, l’e-mail, les places et la date d’inscription.
- Les places sont libérées aussitôt. Un événement complet, ou une date complète d’un événement récurrent, se rouvre.
- Le participant reçoit un e-mail qui confirme l’annulation, sauf si sa date a déjà commencé.
- Son rappel ne part pas.
- La même adresse e-mail peut se réinscrire plus tard.
Vous n’êtes pas prévenu par e-mail. Surveillez l’écran des participants, ou faites publier les annulations dans Slack avec HappenBoard Pro.
Annuler une inscription à la place de quelqu’un
Quand une personne vous appelle ou vous écrit, vous n’avez pas besoin de son lien. Dans l’écran des participants, sélectionnez sa ligne et choisissez Cancel RSVP. L’effet est le même, et elle reçoit le même e-mail d’annulation.
Avec HappenBoard Pro, annuler un billet payant remet ses places en vente mais ne rembourse pas l’acheteur. Le remboursement est une étape à part, décrite dans rembourser une commande.
Les rendez-vous ont leur propre lien, pour déplacer ou annuler la réservation (voir la prise de rendez-vous).
Pour aller plus loin
- Les e-mails automatiques : garder activés les e-mails qui portent le lien.
- Gérer les participants : annuler, rétablir ou déplacer vous-même une inscription.
- Personnaliser l’apparence des e-mails : prévisualiser l’e-mail d’annulation.