Un fichier .ics (fichier iCalendar) est ce que Google Agenda, Outlook, Apple Calendar et la plupart des services de réservation vous donnent quand vous exportez un calendrier. HappenBoard transforme chaque événement de ce fichier en événement HappenBoard.
Utilisez-le quand vos événements sont dans une application de calendrier. Il sert aussi pour une extension WordPress que HappenBoard ne sait pas migrer directement.
Importer le fichier
- Exportez votre calendrier au format .ics depuis l’application qui le contient.
- Dans WordPress, allez dans HappenBoard → Settings → Migration.
- Cliquez sur Import from a file.
- Cliquez sur Choose .ics file et choisissez votre export.
- Cliquez sur Preview (dry run). HappenBoard lit le fichier sans rien écrire.
- Vérifiez les chiffres, puis cliquez sur Import.
Le tableau de résultats a quatre colonnes : New (créés), Updated (mis à jour), Skipped (ignorés) et Failed (en échec). Les messages sur les entrées ignorées ou ajustées sont listés sous le tableau, derrière un lien comme View 2 notices. Par défaut, seuls les administrateurs peuvent importer.
Les événements importés sont publiés tout de suite. Pour les relire avant, repassez-les en brouillon depuis l’écran Événements.
Ce que devient chaque événement
HappenBoard lit les événements du fichier et laisse de côté tout le reste, comme les tâches et les rappels.
- Le titre devient le titre de l’événement. Un événement sans titre s’appelle
(imported event)pour que vous puissiez le retrouver. - La description devient le contenu de l’événement.
- Le début et la fin deviennent les dates de l’événement. Un événement avec une date mais sans heure devient un événement sur la journée entière.
- Le lieu devient le nom du lieu de l’événement, en texte libre. Aucune fiche lieu n’est créée.
- L’organisateur devient le nom de l’organisateur de l’événement, et son e-mail quand le fichier contient une adresse valide.
- Les catégories deviennent des catégories HappenBoard, créées si elles n’existent pas encore.
Les événements récurrents
Un événement qui se répète garde sa règle de répétition : la série arrive comme un seul événement HappenBoard avec toutes ses dates. HappenBoard répète un événement chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année. Une règle que HappenBoard ne peut pas utiliser, par exemple une répétition toutes les heures, fait arriver l’événement sur sa première date seulement, et une remarque explique pourquoi.
Les modifications faites date par date dans votre application de calendrier sont reprises aussi :
- une date supprimée ou annulée est annulée ;
- une date déplacée garde son nouvel horaire.
Une date déplacée partage le titre et la description de la série. Si le fichier lui donne un titre à elle, une remarque signale que ce titre n’a pas été conservé. Ces modifications sont enregistrées de la même façon qu’une date modifiée à la main.
Les fuseaux horaires
Les heures sont lues dans le fuseau indiqué dans le fichier, y compris les noms de fuseau qu’utilise Outlook. Une heure sans fuseau, ou avec un fuseau que HappenBoard ne reconnaît pas, est lue dans le fuseau de votre site. Vos visiteurs voient toujours les dates dans le fuseau de votre site.
Un événement sur la journée entière correspond à un jour dans le fuseau de votre site. Il se termine sur son dernier jour, et non le lendemain comme l’écrivent les fichiers de calendrier.
Réimporter le même fichier
Chaque événement d’un fichier de calendrier porte un identifiant unique. HappenBoard le retient : un second import du fichier met à jour les événements créés la première fois au lieu de les dupliquer. Vous pouvez ainsi tenir à jour un petit agenda, un import manuel à la fois.
Une mise à jour reprend la version du fichier : titre, description, dates et règle de répétition sont écrasés, et l’événement est publié de nouveau, même si vous l’aviez repassé en brouillon. Faites ces changements dans votre application de calendrier plutôt que dans HappenBoard si vous comptez réimporter. Les modifications faites dans HappenBoard sur d’autres dates d’une série sont conservées.
Si vous avez mis à la corbeille un événement importé, l’import suivant le recrée.
Ce qui n’est pas importé
- Les dates ajoutées à la main à une série, en dehors de sa règle de répétition.
- Les participants, les pièces jointes et les alarmes.
- Les fiches lieu et organisateur : vous obtenez le texte, pas des fiches reliées.
Si une série semble fausse après l’import, corrigez-la avec l’éditeur de règle de répétition, qui affiche les dates avant l’enregistrement.
En cas de problème
- « No events were found in this file » : le fichier ne contient aucun événement. Vérifiez que vous avez exporté un calendrier, et non une fiche contact ou une liste de tâches.
- « The file is larger than this server allows for uploads » : importez-le plutôt avec WP-CLI, qui lit le fichier directement sur le serveur.
- « That does not look like an iCalendar (.ics) file » : le fichier n’est pas un export .ics. Exportez-le de nouveau depuis votre application de calendrier.
- Un événement compté dans Failed : il n’a pas d’identifiant unique ou pas de date de début, il ne peut donc être ni planifié ni retrouvé. Une remarque le signale.
Pour aller plus loin
- Le flux iCal : publier vos événements HappenBoard pour que les applications de calendrier s’y abonnent.
- Piloter HappenBoard en ligne de commande : importer un gros fichier .ics depuis le terminal.
- Migrer depuis une autre extension : quand vos événements sont dans une autre extension d’agenda WordPress.