Chaque participant a un historique daté : comment il s’est inscrit, ce qu’il a payé, quand il a été scanné à l’entrée et ce que votre équipe a modifié. Vous pouvez aussi y ajouter des notes internes.
L’historique d’activité nécessite HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Ouvrir l’historique d’un participant
- Allez dans HappenBoard → Attendees.
- Cliquez sur le nom d’un participant. Un panneau s’ouvre à droite.
- L’historique occupe le bas du panneau, sous le billet de check-in.
Les flèches de l’en-tête du panneau, ou les flèches gauche et droite du clavier, passent au participant précédent ou suivant de la page. La touche Échap ferme le panneau. L’adresse de la page garde le participant ouvert : vous pouvez la mettre en favori ou l’envoyer à un collègue.
Toute personne qui peut ouvrir la liste des participants peut lire l’historique. Sans Pro, le panneau indique que l’historique est une fonction Pro.
Ce qui s’enregistre tout seul
Vous n’avez rien à activer. Les entrées s’écrivent au fil des événements :
| Entrée | Écrite quand |
|---|---|
| Registered ou Paid registration | Quelqu’un s’inscrit, ou achète un billet via Stripe ou WooCommerce. Affiche le nom et l’e-mail saisis. Un import CSV écrit aussi Registered. |
| Payment received | Une commande payante aboutit, avec le montant et la devise des billets de ce participant. |
| Payment refunded | De l’argent est rendu, avec le montant. Voir Rembourser une commande. |
| Cancelled | Le participant annule depuis son e-mail, ou un remboursement ou une commande WooCommerce annulée annule la réservation. |
| Status changed | Vous changez le statut dans la liste ou le panneau, avec l’ancienne et la nouvelle valeur. |
| Date changed | Vous déplacez le participant vers une autre date d’un événement récurrent. « (over capacity) » s’ajoute quand la nouvelle date était complète. |
| Profile updated | Vous modifiez le nom, l’e-mail ou le nombre de places, avec les valeurs avant et après. |
| Email sent | HappenBoard envoie un e-mail au participant : confirmation, annulation, date modifiée ou date annulée. Le type d’e-mail s’affiche entre parenthèses, par exemple Email sent (confirmation). |
| Reminder sent | L’e-mail de rappel part avant l’événement. |
| Checked in | Un billet est scanné à l’entrée. Chaque scan, nouveaux scans compris, a sa propre entrée. |
| Check-in undone | L’accueil annule un scan fait par erreur. L’entrée Checked in reste, et celle-ci la suit. |
| Check-in refused | Un vrai billet est refusé à l’entrée. L’entrée donne la raison (voir ci-dessous). |
| Note | Vous ajoutez une note, ou HappenBoard signale un billet payé qui n’a plus trouvé de place. |
Une entrée Check-in refused précise pourquoi le billet a été refusé :
- « Ticket not admitted », avec le statut : la réservation était annulée, refusée ou en liste d’attente.
- « Ticket is for another date » : le billet d’un événement récurrent scanné le mauvais jour.
- « Ticket’s date no longer takes place » : sa date a été annulée ou retirée.
- « Ticket scanned at another event » : le scanner était réglé sur un autre événement.
Quand un billet payé ne trouve plus de place au moment où le paiement aboutit, HappenBoard écrit une Note. Elle indique si le paiement a été remboursé automatiquement, ou ce qu’il vous reste à faire.
Filtrer l’historique
Les entrées sont regroupées par jour, de la plus récente à la plus ancienne, et chacune affiche son heure dans le fuseau horaire de votre site. Le panneau montre les 200 entrées les plus récentes.
La liste Show au-dessus de l’historique ne garde qu’un type d’entrée, par exemple Registrations, Payments, Check-ins, Emails, Status changes ou Notes. Check-ins comprend les scans refusés et annulés, et Emails les rappels. Quand rien ne correspond, le panneau affiche « No matching activity for this filter. »
Ajouter une note
- Dans le panneau du participant, tapez votre note dans le champ Add a note, en bas. Par exemple : a besoin d’une place près de la porte, arrivera en retard, invité de l’intervenant.
- Cliquez sur Save note. Elle apparaît aussitôt dans l’historique sous forme d’entrée Note.
Une note ne peut plus être modifiée ni supprimée ensuite. Les notes sont internes : le participant ne les voit jamais, et elles ne partent dans aucun e-mail.
Ajouter une note demande la permission de gérer les participants, que les administrateurs et les éditeurs ont par défaut. Une personne qui peut seulement consulter la liste ne voit pas le champ Add a note.
Quand un historique est vide
Un participant sans historique affiche « No activity recorded yet for this attendee. » C’est normal pour les personnes inscrites avant l’installation de Pro, ou venues d’une migration depuis une autre extension.
Vous pouvez remplir ces historiques en ligne de commande avec WP-CLI. La commande ci-dessous complète chaque participant qui n’a encore aucune entrée. Elle écrit une entrée Registered (ou Paid registration) datée de l’inscription, une entrée Cancelled s’il y a lieu, et une entrée Checked in par scan enregistré.
wp happenboard pro attendee-events rebuild --dry-run--dry-run affiche seulement les chiffres. Relancez la commande sans cette option pour écrire les entrées. Ajoutez --per-event=<id> pour la limiter à un événement.
L’option --force reconstruit aussi les participants qui ont déjà des entrées, en supprimant d’abord celles qui existent, notes comprises. Ces notes sont alors perdues.
Participants supprimés et données personnelles
Supprimer définitivement un participant supprime aussi son historique.
Une demande liée aux données personnelles fonctionne autrement. Outils → Exporter les données personnelles inclut toutes les entrées de l’historique, notes comprises. Outils → Effacer les données personnelles garde les entrées comme trace de ce qui s’est passé, mais vide le nom, l’e-mail et le texte des notes, et retire les références de paiement. Voir RGPD, données personnelles et désinstallation.
Pour aller plus loin
- Gérer les participants : la liste depuis laquelle s’ouvre le panneau.
- Le check-in par QR code : scans, annulations et refus arrivent tous dans l’historique.
- Piloter HappenBoard en ligne de commande : d’autres commandes pour la maintenance en masse.