L’organisateur, c’est la personne ou la structure qui anime un événement : un nom, un logo, une courte présentation et un contact. Vous enregistrez chaque organisateur une seule fois, puis vous le choisissez pour autant d’événements que vous voulez. Chaque organisateur publié a aussi sa propre page sur votre site.
Créer un organisateur
- Allez dans HappenBoard → Organizers.
- Cliquez sur Add organizer. Un formulaire s’ouvre par-dessus la liste.
- Saisissez le nom dans Name. C’est le seul champ obligatoire : s’il est vide, Create organizer vous y ramène avec l’indication « Enter a name ».
- Ajoutez si vous le souhaitez un Logo et une Bio. La bio s’affiche sur la page de l’organisateur.
- Sous Contact, remplissez au choix Email, Phone (téléphone) et Website (site web).
- Cliquez sur Create organizer.
Un nouvel organisateur est publié aussitôt : vous pouvez le choisir tout de suite sur un événement. Pour le modifier, cliquez sur son nom dans la liste, modifiez le formulaire Edit organizer et cliquez sur Save.
Vérifiez le contact au moment de la saisie :
- Email : il doit s’agir d’une adresse e-mail valide. Sinon, l’enregistrement est refusé avec le message « The email must be an address ».
- Website : il doit s’agir d’une adresse web, comme
https://example.com. Sinon, l’enregistrement est refusé avec le message « The website must be a web address ».
La liste affiche les colonnes Email, Phone et Website de chaque organisateur : vous les vérifiez sans ouvrir le formulaire.
Rattacher un organisateur à un événement
Dans l’éditeur de blocs, ouvrez le panneau Organizer de la colonne latérale de l’événement et choisissez un organisateur (tapez quelques lettres pour réduire la liste). Une fois l’organisateur choisi, Edit Organizer → ouvre sa fiche dans un nouvel onglet, et Manage organizers → ouvre la liste des organisateurs. Le formulaire rapide d’événement propose le même champ Organizer, dans sa section Location & people.
Sans organisateur choisi, le panneau propose à la place deux champs libres, Organizer name et Contact email. Ils suffisent pour un événement isolé, mais sans logo, téléphone, site web ni page d’organisateur. Si le même nom revient, créez l’organisateur. Créer votre premier événement montre où se trouve ce panneau.
Pour donner le même organisateur à de nombreux événements, utilisez Edit fields… sur l’écran Événements.
Sur la page de l’événement
Le bloc Event Organizer affiche le nom de l’organisateur, avec un lien vers sa page, et son adresse e-mail sous forme de lien. Ses options :
- Show email link : activée par défaut. L’adresse est écrite dans la page sous une forme que les robots collecteurs d’adresses lisent mal, alors que les visiteurs la voient et la cliquent normalement. Quel que soit ce réglage, le balisage pour les moteurs de recherche de l’événement donne l’adresse en clair. Pour qu’elle n’apparaisse nulle part, laissez vide l’e-mail de l’organisateur.
- Show « Organizer » label : ajoute un intitulé devant le nom. Désactivée par défaut.
Seul un organisateur publié est affiché. Sans lui, le bloc reprend les champs libres de l’événement. Construire une page d’événement explique où placer le bloc.
La page de l’organisateur
La page de l’organisateur se trouve à l’adresse de votre site suivie de /organizers/ et du nom de l’organisateur. Elle affiche :
- la bio ;
- le contact (Contact) : e-mail, téléphone et site web. L’e-mail y est écrit sous la même forme codée que dans le bloc Event Organizer ;
- les prochains événements (Upcoming events by this organizer) : les 10 prochaines dates, chacune avec son lieu, ou « No upcoming events ».
Avec un thème de blocs, sa mise en page se modifie dans le modèle Single Organizer. Voyez compositions et modèles de thème. Pour y montrer le logo, ajoutez un bloc Image mise en avant à ce modèle.
Sur un site en plusieurs langues, la page d’un organisateur traduit liste les événements rattachés à n’importe laquelle de ses traductions. Voyez les sites multilingues.
Les réponses vont à l’organisateur
Quand HappenBoard envoie un e-mail automatique à un participant, les réponses vont à l’organisateur de l’événement, tant qu’aucune adresse Reply-To n’est définie dans HappenBoard → Settings → Email. Le participant qui répond à une confirmation joint ainsi la personne qui anime l’événement.
Le champ libre Contact email joue le même rôle quand aucun organisateur n’est rattaché, ou quand celui qui l’est n’a pas d’e-mail valide. Une adresse Reply-To définie pour tout le site l’emporte toujours. Les e-mails automatiques détaillent les autres règles d’envoi.
Filtrer les événements par organisateur
- Sur le calendrier d’administration, ajoutez un filtre Organizer, ou groupez la vue Day avec By organizer pour obtenir une colonne par organisateur.
- Sur votre site, le bloc Event Query Loop peut lister les événements d’un seul organisateur avec son réglage Organizer.
- Avec HappenBoard Pro, le bloc Events Filter Bar laisse les visiteurs choisir un organisateur quand son option Organizer filter est activée.
Les moteurs de recherche reçoivent aussi l’organisateur dans les données structurées de l’événement : son nom, son site web (ou sa page sur votre site) et son e-mail s’il est valide.
Pour aller plus loin
- Lieux : créer et renseigner les coordonnées : enregistrer vos lieux de la même façon.
- Les e-mails automatiques : voir les e-mails que reçoivent vos participants et auxquels ils peuvent répondre.
- L’écran Calendrier d’administration : voir qui anime quoi un jour chargé.