Un événement récurrent est un événement qui se répète, comme un cours chaque semaine ou une rencontre chaque mois. Vous décrivez la répétition une seule fois, et HappenBoard crée toutes les dates. Chaque date apparaît dans vos calendriers et reçoit ses propres inscriptions.
Activer la répétition
- Ouvrez l’événement et réglez d’abord son début : la série part de ce jour et de cette heure.
- Dans le panneau Recurrence de la colonne de droite, activez Repeat this event.
La règle démarre sur « chaque semaine, sans fin ». La section Recurrence du formulaire rapide, dans les écrans Events et Calendar, propose les mêmes réglages.
Choisir la fréquence
Frequency propose Daily (chaque jour), Weekly (chaque semaine), Monthly (chaque mois) et Yearly (chaque année). Il n’existe pas d’option horaire.
Le curseur en dessous règle l’écart entre deux dates, de 1 à 30. Son libellé suit la fréquence, par exemple Every N weeks. Réglez-le sur 2 pour une semaine sur deux.
Choisir les jours
Pour une règle Weekly, la ligne Repeat on affiche un bouton par jour, en commençant par le lundi. Sélectionnez mardi et jeudi pour un cours deux fois par semaine. Sans jour sélectionné, la série garde le jour de la semaine du début.
Pour une règle Monthly, Repeat on propose trois choix :
| Choix | Exemple |
|---|---|
| On the same day as the first date | Le 12 de chaque mois, si l’événement commence un 12. |
| On a day of the month | Choisissez un jour dans Day of the month, de 1 à 31, ou Last day of the month (dernier jour). Les mois sans ce jour sont sautés. |
| On a weekday of the month | Choisissez Which (premier, deuxième, troisième, quatrième ou dernier) et un Weekday, par exemple le premier jeudi. |
Une règle Yearly se répète à la date du début, chaque année.
Le début compte toujours comme première date, même s’il ne correspond pas aux jours choisis. Commencez donc la série sur l’un de ses jours, par exemple le premier jeudi d’un mois.
Choisir la fin de la série
Ends propose trois options :
- Never : la série n’a pas de fin ;
- After a number of occurrences : réglez Number of occurrences, de 1 à 365 (10 au départ). La première date compte pour une ;
- On a specific date : réglez l’End date. Une date qui commence après celle-ci n’est pas créée.
Vérifier les dates
Sous les réglages, Repeats on liste les six premières dates de la série. La liste se met à jour un instant après chaque modification. Si la règle ne peut pas fonctionner, elle affiche la raison à la place.
La ligne sous les dates compte les suivantes, sur 25 dates au plus. Une série de 30 dates affiche « 6 dates shown, 19 more follow. » À partir de 25 dates, la note « An open-ended rule keeps going past this preview. » suit, même si la règle a une fin. Une série de six dates ou moins affiche son total.
Les dates suivent le fuseau horaire du site. Un événement hebdomadaire à 19 h reste à 19 h lors des passages à l’heure d’été ou d’hiver.
Le petit encadré gris, en bas, affiche la règle au format standard des calendriers, par exemple FREQ=WEEKLY;BYDAY=TU,TH. Vous n’avez pas besoin de le lire.
Ce que voient vos visiteurs
La page de l’événement liste les prochaines dates sous Upcoming dates, avec un résumé qui nomme les jours, comme « Every month on the first Thursday ». Quand d’autres dates suivent, un lien See all dates ouvre une page qui les montre toutes.
Dans le formulaire d’inscription, le visiteur choisit la date à laquelle il vient. La capacité s’applique à chaque date séparément.
Règles importées d’autres calendriers
Une règle venue d’un autre calendrier peut utiliser des options que le panneau ne propose pas, comme deux jours par mois. Le panneau affiche alors Custom repeat rule, avec un résumé de la règle et ses vraies dates. HappenBoard la garde telle quelle. Cliquez sur Replace with a simple rule pour la modifier avec les réglages habituels.
Une règle que HappenBoard ne sait pas suivre est refusée à l’enregistrement, avec la raison. Par exemple : une répétition toutes les heures, à des minutes précises, ou avec à la fois un nombre de dates et une date de fin. L’événement garde alors sa règle précédente.
Modifier une règle plus tard
Enregistrer une nouvelle règle reconstruit toutes les dates de la série. Avec HappenBoard Pro, vous pouvez annuler ou déplacer une date de la série. Cette modification reste valable tant que la nouvelle règle contient encore cette date.
Les personnes inscrites à une date qui disparaît ou se déplace reçoivent un e-mail. Leur rappel suit le nouvel horaire.
HappenBoard garde jusqu’à 1 000 dates d’une série à la fois. Une série plus longue, ou sans fin, avance chaque jour : les dates à venir ne manquent jamais.
Pour aller plus loin
- Modifier une date d’une série : annuler un jour férié ou déplacer une seule date (Pro).
- Capacité et places disponibles : limiter les places de chaque date.
- L’écran Calendrier d’administration : voir toutes les dates de vos séries d’un coup d’œil.