HappenBoard → Attendees regroupe toutes les personnes inscrites via le formulaire d’inscription, pour tous vos événements. Vous y voyez qui vient, changez un statut, déplacez quelqu’un sur une autre date et exportez la liste.
Trouver les bonnes personnes
Le titre indique le nombre de personnes affichées, par exemple Attendees (42). Des onglets au-dessus du tableau les classent par statut : All attendees, Going, Waitlist, Cancelled, Declined et Date no longer exists. Le champ de recherche trouve un nom ou une adresse e-mail.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Attendee | Le nom, avec l’adresse e-mail en dessous. |
| Event | Le titre de l’événement. Cliquez dessus pour le modifier. |
| Language | Sur un site traduit uniquement : la langue de la page sur laquelle la personne s’est inscrite. |
| Date | Sa date pour un événement récurrent, signalée Time changed, Date cancelled ou Date no longer exists si elle a changé depuis. Un tiret pour un événement ponctuel. |
| Status | Going, Waitlist, Cancelled ou Declined. |
| Seats | Le nombre de places de l’inscription. |
| RSVP date | La date d’inscription. Les plus récentes en premier. |
Voir les participants d’un événement
Dans le calendrier d’administration, ouvrez un événement et cliquez sur son lien Attendees. La liste n’affiche alors que cet événement, sous un bandeau Showing attendees of:.
- Sur un événement récurrent, une liste à côté du bandeau limite l’affichage à une date, avec son nombre d’inscrits, ou affiche All dates.
- Sur un site traduit avec WPML ou Polylang, la liste réunit les participants de toutes les traductions de l’événement, puisqu’elles partagent ses places. Décochez All languages pour ne voir que ceux de cette traduction.
- Clear filter réaffiche tout le monde.
Comprendre les quatre statuts
| Statut | Signification | Occupe des places |
|---|---|---|
| Going | Inscription confirmée. | Oui |
| Waitlist | En attente d’une place. Attribué par vous, par un import, ou par HappenBoard Pro quand un achat de billet trouve l’événement complet. Personne n’en sort automatiquement. | Non |
| Cancelled | L’inscription a été annulée, par le participant ou par vous. | Non |
| Declined | La personne vous a dit qu’elle ne viendra pas. | Non |
Certains changements de statut envoient un e-mail au participant, parmi les e-mails automatiques :
- de Waitlist à Going : une confirmation qui annonce qu’une place s’est libérée, si les confirmations sont activées ;
- de Going ou Waitlist à Cancelled : l’e-mail d’annulation ;
- les autres changements n’envoient rien. Aucun e-mail ne part pour une date déjà commencée.
Mark as Going vérifie la capacité. Une personne dont les places ne tiennent plus reste où elle est, et un message indique combien n’ont pas été déplacées. Pour l’ajouter malgré tout, ouvrez sa fiche, mettez Status sur Going et cochez Save anyway, over capacity.
Modifier un participant
Cliquez sur un nom pour ouvrir le panneau latéral. Les flèches du clavier passent à la personne précédente ou suivante.
Cliquez sur Edit pour changer Name, Email, Seats ou Status. Augmenter le nombre de places d’une personne au statut Going, ou passer quelqu’un en Going, est refusé si ses places ne tiennent plus dans la capacité. Pour le détenteur d’un billet (HappenBoard Pro), la limite est ce qu’il reste sur son billet à sa date. Cochez Save anyway, over capacity pour la dépasser malgré tout.
Avec HappenBoard Pro, le panneau affiche aussi l’historique d’activité de la personne, des notes internes et ses QR codes de check-in.
Déplacer quelqu’un sur une autre date
Sur un événement récurrent, cliquez sur Change date dans le panneau, ou utilisez l’action Change date de la ligne.
- Choisissez la New date. Chaque date indique les places restantes pour cette personne.
- Si ses places ne tiennent pas, cochez Move them anyway, over capacity pour confirmer.
- Laissez cochée la case Email the attendee the new date, with a calendar file pour la prévenir, ou décochez-la.
- Cliquez sur Change date.
Le déplacement est refusé si la même adresse e-mail est déjà inscrite à cette date. Le rappel suit la personne. Les participants qui ne sont pas au statut Going n’occupent pas de place et ne reçoivent pas d’e-mail.
Quand une date qui a des inscrits est annulée ou retirée de la série, un avertissement au-dessus des onglets compte les personnes concernées. Review them ouvre l’onglet Date no longer exists. Celles qui étaient au statut Going ont reçu un e-mail, mais personne n’est déplacé à votre place.
Agir sur plusieurs participants
Cochez des lignes pour leur appliquer une action : Export selected, Mark as Going, Move to Waitlist, Cancel RSVP, Mark as Declined ou Delete permanently. Change date ne traite qu’une personne à la fois.
Delete permanently efface les fiches sans retour possible. Préférez Cancel RSVP, qui libère les places et garde l’historique. Réservez la suppression aux erreurs et aux demandes liées aux données personnelles.
Seuls les comptes autorisés à gérer les participants voient les actions qui modifient quelque chose. Par défaut, ce sont les administrateurs et les éditeurs ; voir rôles et permissions.
Exporter la liste
Le bouton Export propose CSV (spreadsheet), JSON (raw data) et vCard (address book).
- Il exporte tout l’onglet affiché, dans la limite des filtres d’événement, de date et de langue, pas seulement les lignes visibles. La recherche ne le restreint pas.
- Chaque ligne indique la date du participant.
- Un export contient au plus 10 000 lignes. Au-delà, un message le signale : resserrez le filtre et exportez à nouveau.
Les exports contiennent des données personnelles et demandent donc une permission à part. Les administrateurs l’ont ; les éditeurs ne l’ont pas, sauf si vous la leur accordez. Sans elle, le bouton Export et Export selected sont masqués.
Pour aller plus loin
- Les e-mails automatiques : ce que reçoivent les participants quand vous modifiez leur inscription.
- Annulation d’une inscription par le participant : comment une personne annule seule.
- Capacité et places disponibles : comment les places sont comptées.
- Importer des participants en CSV : reprendre une liste existante avec Pro.