Une séance de votre cours hebdomadaire tombe un jour férié, ou une autre doit commencer une heure plus tard. Vous pouvez annuler ou déplacer cette seule date depuis le calendrier d’administration : toutes les autres dates de la série restent identiques.
Modifier une seule date d’une série demande HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Ouvrir la date
- Allez dans HappenBoard → Calendar.
- Trouvez la date et cliquez dessus.
Un panneau s’ouvre avec la date (When), le lieu (Venue) et l’organisateur (Organizer) s’ils sont renseignés, et le nombre d’inscrits (Attendees going). Les actions se trouvent en dessous.
Quick edit et Full editor ouvrent l’événement entier : ce que vous y changez s’applique à toutes les dates. Les actions propres à cette date sont Reschedule…, Skip this date et, sur une date déjà déplacée, Reset to series time.
Déplacer une date
- Cliquez sur Reschedule…. Une fenêtre intitulée Reschedule this date s’ouvre et rappelle la date d’origine (Series date).
- Réglez New start (nouveau début) et New end (nouvelle fin), dans le fuseau horaire du site.
- Cliquez sur Reschedule.
La fin doit être après le début, sinon la fenêtre la refuse. Vous pouvez aussi faire glisser la date vers un autre jour ou une autre heure du calendrier. Dans les vues semaine et jour, faites glisser son bord inférieur pour changer la fin. Un glisser-déposer ne déplace que cette date.
Pour annuler un déplacement, ouvrez la date et cliquez sur Reset to series time. Elle revient à l’horaire prévu par la règle de répétition.
Annuler une date
Cliquez sur Skip this date. Cette date disparaît de vos calendriers et listes publics, du flux iCal et de la liste des dates de l’événement. Les visiteurs ne peuvent plus la choisir dans le formulaire d’inscription. L’événement et ses autres dates ne changent pas.
Le calendrier d’administration continue d’afficher la date annulée, grisée et barrée, pour que vous puissiez la rétablir : ouvrez-la et cliquez sur Restore this date.
Ce que reçoivent les participants
Les personnes inscrites à cette date sont prévenues automatiquement par e-mail :
- une date déplacée envoie un e-mail « Date changed » avec la nouvelle date et un fichier de calendrier à jour. Leur rappel suit le nouvel horaire ;
- une date annulée envoie un e-mail « Date cancelled », qui mentionne les autres dates de l’événement s’il en reste à venir. Aucun rappel n’est envoyé.
Vous pouvez prévisualiser ces deux e-mails dans HappenBoard → Settings → Email.
Personne ne perd son inscription. Dans HappenBoard → Attendees, leur date porte la mention Time changed ou Date cancelled. L’onglet Date no longer exists liste les personnes dont la date n’existe plus, pour les déplacer avec Change date. Voir gérer les participants.
Ce qui peut effacer vos modifications
Enregistrer de nouveau l’événement, pour corriger son titre ou son lieu, conserve vos dates annulées et déplacées. Un changement de fuseau horaire du site les conserve aussi.
Chaque modification est rattachée à une date créée par la règle de répétition. Si vous modifiez la règle et que cette date n’existe plus, la modification est perdue. C’est aussi le cas si vous changez l’heure de début de l’événement, y compris avec Shift dates dans l’écran Events.
Sans Pro
Avec l’extension gratuite, le panneau d’une date ne propose que Quick edit, Full editor, Attendees et le bouton de publication. Faire glisser une date d’un événement récurrent est refusé avec le message « Moving a single date of a recurring event requires HappenBoard Pro. » La date reprend sa place.
Vous pouvez toujours :
- modifier toute la série : sa règle de répétition, son heure de début ou sa fin, en sachant que toutes les dates changent ;
- arrêter la série plus tôt et créer un événement séparé pour la date à part.
Pour aller plus loin
- Événements récurrents : construire une règle de répétition : régler les jours et la fin d’une série.
- L’écran Calendrier d’administration : tout ce que vous pouvez faire depuis le calendrier.
- Gérer les participants : déplacer des inscrits vers une autre date.