Avec la prise de rendez-vous, le visiteur choisit une heure libre dans votre agenda et la réserve avec son nom et son e-mail. Cela convient aux coachs, salons, professeurs particuliers, visites guidées ou salles à louer.
Les événements fonctionnent dans l’autre sens. Avec un formulaire d’inscription, c’est vous qui fixez la date et les gens s’y inscrivent. Avec une réservation, vous publiez vos horaires et le visiteur choisit le moment.
Les éléments
- Les types de rendez-vous sont les services que l’on peut réserver, chacun avec sa durée, sa capacité, son prix et ses hôtes. Ils se trouvent dans HappenBoard → Bookings → Booking types.
- Les disponibilités indiquent quand chaque hôte peut être réservé : horaires de la semaine, jours bloqués, saisons et exceptions. Elles se règlent dans HappenBoard → Bookings → Availability.
- Le bloc Booking Page est l’outil de réservation des visiteurs. Chaque type de rendez-vous a aussi sa propre page, qui le contient déjà.
- Bookings, dans HappenBoard → Bookings, liste toutes les réservations reçues.
Un hôte est un compte WordPress autorisé à modifier des articles : auteur, éditeur ou administrateur. Il n’y a pas de liste de personnel à part.
D’autres blocs listent vos services, affichent vos créneaux libres n’importe où sur le site et montrent aux clients leurs propres réservations. Voir les blocs de réservation.
Mettre en place, dans cet ordre
- Créez un type de rendez-vous et ajoutez au moins un hôte.
- Définissez les disponibilités de cet hôte : ouvrez ses horaires de la semaine.
- Publiez la page de réservation, ou faites un lien vers la page du type de rendez-vous.
Sans hôte ni horaires ouverts, la page de réservation affiche No times available.
Ce que fait le visiteur
- Il ouvre la page de réservation et voit un calendrier du mois. Seuls les jours qui ont une heure libre sont cliquables.
- Il choisit un jour, puis une heure. Certains types demandent d’abord la durée (How long) ou avec qui (With).
- Il voit le prix de ce créneau, puis remplit Your name et Email. Un visiteur connecté les trouve déjà remplis.
- Il clique sur Confirm booking, ou sur Request booking quand le type de rendez-vous demande votre validation.
Les heures sont affichées dans le fuseau horaire du visiteur, indiqué sous la liste des heures.
Une réservation n’est pas un événement : elle ne crée pas de fiche événement et n’apparaît pas dans le flux iCal. Le calendrier d’administration peut afficher les réservations à côté de vos événements : cliquez sur son bouton Bookings.
Gérer les réservations
HappenBoard → Bookings liste chaque réservation avec le client, le type de rendez-vous, l’hôte, la date, le statut, les places, le prix et ce qui a été payé. Des onglets filtrent la liste : All bookings, Requests, Confirmed, Completed, Cancelled, Declined et No-show. Le champ de recherche retrouve un client par son nom ou son e-mail.
- Approve request et Decline request répondent aux demandes d’un type soumis à validation. Voir valider les demandes de rendez-vous.
- Cancel booking libère le créneau et prévient le client par e-mail.
- Mark as completed et Mark as no-show notent comment s’est passé un rendez-vous confirmé, une fois son heure de début passée. Ils remplissent les onglets Completed et No-show, sans envoyer d’e-mail.
- Notes tient un journal privé sur la réservation, pour votre équipe uniquement.
- Export selected télécharge les réservations cochées en CSV. Export CSV télécharge l’onglet affiché, jusqu’à 10 000 réservations par fichier.
New booking vous permet d’enregistrer vous-même un client qui a téléphoné ou qui est passé. Le créneau est vérifié comme les autres, et la réservation est confirmée aussitôt, avec l’e-mail de confirmation.
Les e-mails envoyés au client
- Une confirmation avec une invitation d’agenda, pour ajouter le rendez-vous à son propre calendrier.
- Pour un type soumis à validation, d’abord un accusé de réception de la demande. Puis la confirmation, ou un e-mail de refus avec un bouton Book another time.
- Des rappels 24 heures et 1 heure avant le rendez-vous.
- Un e-mail quand la réservation est déplacée, avec une invitation d’agenda mise à jour, et un autre quand elle est annulée, avec un bouton Book another time.
La confirmation, les rappels et l’e-mail de déplacement contiennent un lien pour déplacer ou annuler la réservation en ligne, jusqu’à la limite Customer change cutoff du type de rendez-vous. Une demande en attente de validation peut seulement être annulée. Avec l’attribution Fixed, le client ne peut déplacer son rendez-vous que sur une heure où son hôte est libre. Avec Round-robin, un autre hôte libre reprend la réservation si le sien est occupé à la nouvelle heure.
Les dates sont écrites dans le fuseau horaire du client. Les e-mails partent dans la langue de la page où la réservation a été faite, avec l’apparence de vos e-mails. Les rappels dépendent des tâches planifiées de WordPress (via Action Scheduler quand une autre extension, comme WooCommerce, le fournit) : un site très peu visité peut les envoyer en retard.
Les e-mails envoyés à votre équipe
L’hôte et l’administrateur du site reçoivent un e-mail quand une réservation est confirmée, quand une demande attend une validation, et quand une réservation est déplacée ou annulée. Personne n’est prévenu d’une modification faite par lui-même.
Pour arrêter ces e-mails, allez dans HappenBoard → Settings → Email et désactivez Email the host and the site admin about bookings. Les autres réglages sont décrits dans les e-mails automatiques.
Qui peut gérer les réservations
Les administrateurs et les éditeurs ont accès à Bookings, Booking types et Availability. Voir rôles et permissions.
Avec HappenBoard Pro
Pro ajoute le paiement en ligne, l’acompte et des prix qui varient selon la personne, la date ou l’heure. Il partage aussi salles et matériel entre services, lit les heures occupées dans Google Agenda ou Outlook, et ajoute le bloc de recherche Find a Time. Voir ce que Pro ajoute.
Pour aller plus loin
- Créer un type de rendez-vous : configurer votre premier service.
- Définir vos disponibilités : ouvrir les horaires où chaque hôte est réservable.
- Publier la page de réservation : mettre le formulaire de réservation sous les yeux des visiteurs.