Le bloc RSVP Form recueille des inscriptions gratuites sur la page d’un événement. Le visiteur saisit son nom et son e-mail, HappenBoard l’ajoute à votre liste de participants et lui envoie un e-mail de confirmation.
Dans la plupart des cas, il n’y a rien à configurer : chaque page d’événement affiche déjà le formulaire.
Où le formulaire apparaît
- Avec un thème de blocs, le modèle Single Event place le formulaire sous la description de l’événement.
- Avec un thème classique, HappenBoard ajoute le formulaire sous le contenu de l’événement, sauf si ce contenu en contient déjà un.
Il n’existe pas d’interrupteur par événement. Un événement prend des inscriptions dès que le formulaire figure sur sa page. Le bloc ne fonctionne que sur une page d’événement ; ailleurs, il n’affiche rien.
Pour déplacer le formulaire, ou l’ajouter à un seul événement :
- Avec un thème de blocs, ouvrez le modèle Single Event dans l’Éditeur de site pour modifier tous les événements d’un coup. Pour un seul événement, allez dans HappenBoard → Events et choisissez Edit in full editor.
- Insérez le bloc RSVP Form, rangé dans la catégorie HappenBoard de l’outil d’insertion.
- Enregistrez.
Avec un thème de blocs, un formulaire ajouté dans le contenu d’un événement s’affiche en plus de celui du modèle : évitez de cumuler les deux. Construire une page d’événement détaille ce modèle.
Choisir les options du formulaire
Sélectionnez le bloc, puis ouvrez Form options dans la barre latérale.
| Réglage | Effet | Par défaut |
|---|---|---|
| Show remaining seats | Ajoute une ligne du type « 12 seats remaining ». Elle n’apparaît que si l’événement a une capacité. | Activé |
| Allow multi-seat RSVP | Ajoute un champ Number of seats : une personne peut réserver pour un groupe. | Désactivé |
| Maximum seats per RSVP | Nombre maximum de places par inscription, de 1 à 20. Visible quand l’option précédente est activée. | 4 |
| Success message | Votre propre message de remerciement, affiché après une inscription. Laissez vide pour afficher celui de HappenBoard, qui reprend le nom du visiteur. | Vide |
Cette limite de places est aussi contrôlée par votre serveur. Une inscription qui demande plus de places que le formulaire n’en propose est refusée, même si quelqu’un modifie le formulaire dans son navigateur.
Ce que le visiteur remplit
- Date, uniquement pour un événement récurrent.
- Your name et Email, obligatoires.
- Number of seats, si l’inscription de plusieurs places est activée.
Le visiteur clique ensuite sur RSVP. La page ne se recharge pas : votre Success message s’affiche sous le bouton, ou à défaut un remerciement avec son nom, et sa date pour un événement récurrent. Une fois l’inscription enregistrée, le formulaire se verrouille, un double clic ne l’envoie donc pas deux fois. En cas d’erreur, le message indique le champ à corriger.
Le formulaire fonctionne aussi derrière une extension de cache (voir la FAQ sur le cache). Avec HappenBoard Pro, vous pouvez y ajouter vos propres questions.
Prendre des inscriptions sur un événement récurrent
Sur un événement récurrent (un événement qui se répète, comme un cours hebdomadaire), chaque inscription porte sur une date.
- La liste Date propose les prochaines dates, 60 à la fois. Les liens Later dates et Earlier dates mènent aux autres.
- Si le visiteur arrive par le lien View d’une date, celle-ci est présélectionnée. Sinon, c’est la prochaine date qui a des places libres.
- Une date complète reste dans la liste, marquée « (full) », mais ne peut pas être choisie.
- La capacité s’applique à chaque date séparément. La ligne des places restantes suit la date choisie.
- Une même personne peut s’inscrire à plusieurs dates, une fois par date.
Une date déjà commencée reste disponible jusqu’à sa fin. Pour déplacer quelqu’un sur une autre date, utilisez Change date dans l’écran des participants.
Définir le nombre de places
La capacité appartient à l’événement, pas au bloc. Renseignez le champ Capacity de l’événement (Maximum attendees dans l’éditeur de blocs) ; zéro, la valeur par défaut, signifie illimité. Voir capacité et places disponibles pour le détail.
- Seuls les participants au statut Going occupent des places.
- Quand il ne reste aucune place, le formulaire est remplacé par un avis « complet », par exemple « Sold out: no seats remaining. » Sur un événement récurrent, cela arrive quand toutes les dates affichées sont complètes.
- Une inscription qui demande plus de places qu’il n’en reste est refusée, et le message indique combien il en reste.
- Sur un site traduit (WPML ou Polylang), toutes les traductions d’un événement partagent les mêmes places.
Il n’y a pas de liste d’attente automatique. Quand un événement ou une date est complet, le formulaire cesse de prendre des inscriptions et personne n’est mis en file. Le formulaire n’utilise jamais le statut Waitlist : c’est vous qui l’attribuez, depuis l’écran des participants.
Une inscription par adresse e-mail
Une adresse e-mail ne peut avoir qu’une inscription active par événement, ou par date sur un événement récurrent, quelle que soit la langue de la page. Une seconde tentative est refusée et renvoie le visiteur vers son e-mail de confirmation. Une personne qui a annulé peut se réinscrire.
Quand le formulaire ne s’affiche pas
- Sur un événement protégé par mot de passe, le formulaire apparaît une fois le mot de passe saisi.
- Un événement terminé, sans date à venir, encore sans date, ou marqué comme annulé ou reporté affiche un court message à la place.
- Avec HappenBoard Pro, un événement qui a des billets, même gratuits, affiche le Ticket Picker à la place du formulaire (voir vendre des billets sur la page événement).
Après une inscription
- La personne apparaît dans HappenBoard → Attendees avec le statut Going.
- Elle reçoit tout de suite l’e-mail de confirmation, puis un rappel avant sa date, selon le réglage des e-mails automatiques.
- Son lien d’annulation personnel n’est envoyé que par e-mail : seul le titulaire de la boîte peut s’en servir.
Pour aller plus loin
- Gérer les participants : voir qui vient, changer un statut ou une date.
- Les e-mails automatiques : ce que reçoivent les participants, et quand.
- Annulation d’une inscription par le participant : comment une personne annule seule.
- Protéger vos formulaires du spam : les contrôles intégrés et le captcha facultatif.