L’assistant IA remplit le formulaire d’événement à votre place. Vous décrivez l’événement en une phrase, et il renseigne les dates, la règle de répétition, la capacité, le lieu et la catégorie. Vous vérifiez, puis vous enregistrez.
Il fonctionne avec Claude, l’IA d’Anthropic, sur votre propre compte Anthropic. Il n’enregistre jamais rien de lui-même.
L’assistant IA demande HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- Un compte Anthropic et une clé d’API (un code secret qui donne à votre site l’accès à ce compte). La clé se crée dans la console Anthropic.
- Du crédit sur ce compte. Anthropic facture chaque utilisation à ses propres tarifs. Avec le modèle par défaut, un événement coûte une fraction de centime.
Activer l’assistant
- Allez dans HappenBoard → Settings → AI assistant.
- Activez Enable the AI assistant. L’option est désactivée par défaut.
- Collez votre clé dans API key.
- Gardez le Model proposé, ou choisissez-en un autre (voir plus bas).
- Cliquez sur Save.
- Rechargez la page pour que le formulaire d’événement affiche l’assistant.
Le champ Provider indique Anthropic, seul choix possible pour l’instant.
Une fois enregistrée, la clé n’est plus jamais affichée : le champ n’en montre que les quatre derniers caractères. Laissez-le vide pour garder la clé enregistrée, ou collez-en une nouvelle pour la remplacer. Si l’assistant est activé sans clé enregistrée, l’onglet affiche un avertissement et l’assistant reste masqué.
Choisir un modèle
| Modèle | Point fort |
|---|---|
| Claude Haiku 5.5 (par défaut) | Le plus rapide et le moins cher. Suffit pour la plupart des descriptions. |
| Claude Sonnet 5.5 | Plus soigneux avec une description longue ou désordonnée. |
| Claude Opus 5.5 | Le plus performant. |
Un site qui utilisait déjà l’assistant avant Pro 1.0.0 garde le modèle enregistré à l’époque, par exemple Claude Haiku 4.5. La liste l’affiche suivi de (previous model), et il continue de fonctionner. Pour passer à un modèle actuel, choisissez-le et cliquez sur Save.
Remplir un événement à partir d’une phrase
L’assistant se trouve en haut du formulaire d’événement, pas dans l’éditeur de blocs. Ce formulaire s’ouvre :
- avec New event sur l’écran Événements ;
- d’un clic sur un jour du calendrier d’administration ;
- avec Edit sur un événement existant.
Une fois le formulaire ouvert :
- Dans Describe the event, tapez ou collez une description en langage courant, dans l’ordre qui vous convient. Par exemple : « Yoga débutants tous les lundis de 19 h à 20 h du 5 janvier au 30 mars, 15 places, Studio B, catégorie Bien-être ».
- Cliquez sur Fill in the form.
- Vérifiez chaque champ et corrigez ce qui est faux.
- Cliquez sur Create event, ou sur Save si vous modifiez un événement.
Rien n’est enregistré avant ce dernier clic. Il n’y a pas de conversation : une description, une réponse.
Ce qu’il remplit
L’assistant peut remplir Event title, Summary, Start, End, All-day event, la règle de Recurrence, Capacity, Venue, Organizer, Categories, Format et Meeting URL. Il ne touche jamais aux étiquettes, à l’image mise en avant ni au Provider de visioconférence.
- Il ne remplit que ce que dit votre description. Les autres champs gardent leur valeur, et il ne devine jamais une heure de fin.
- Les heures sont lues dans le fuseau horaire du site, et « mardi prochain » se compte à partir d’aujourd’hui.
- Il ne choisit que des lieux, organisateurs et catégories qui existent déjà sur votre site. Un lieu ou un organisateur introuvable laisse le champ vide, et un message sous le bouton le nomme, par exemple Venue mentioned: Studio B. Créez-le, puis sélectionnez-le dans le formulaire.
Vérifiez d’abord les dates et la règle de répétition. Une date fausse mais plausible est l’erreur la plus facile à laisser passer.
Quand il n’a pas pu remplir le formulaire
L’assistant explique pourquoi dans un message en bas de l’écran. Ces messages sont en anglais.
| Message | Que faire |
|---|---|
| The assistant answered without filling in the form, suivi de sa réponse | La réponse est souvent une question. Ajoutez ce qu’il demande, puis réessayez. |
| The assistant did not fill in the form. | Indiquez au moins le titre ou la date de l’événement. |
| The AI provider declined to read this description. | Reformulez, ou remplissez le formulaire à la main. |
| The AI provider stopped before it had filled in the form. | Raccourcissez la description et réessayez. |
| Could not reach the AI provider. | La requête a échoué ou a duré plus de 60 secondes. Réessayez. |
| The AI provider returned nothing usable. | Réessayez. |
Quand Anthropic refuse lui-même la requête, c’est son propre message qui s’affiche. Les causes habituelles : une clé invalide, un crédit épuisé ou un modèle auquel votre compte n’a pas accès.
Ce qui part chez Anthropic
Rien n’est envoyé tant que l’assistant n’est pas activé, qu’une clé n’est pas enregistrée et que personne n’a cliqué sur Fill in the form. La saisie n’envoie rien. Chaque clic envoie, de votre serveur directement à Anthropic :
- la description, dans la limite de 4 000 caractères ;
- le fuseau horaire du site et la date du jour ;
- les noms de 60 lieux publiés, 60 organisateurs publiés et 60 catégories d’événement au plus, pour qu’il puisse les reconnaître.
Aucune donnée de participant, aucune adresse e-mail, rien sur les inscriptions ou les réservations n’est envoyé. Rien ne passe par les serveurs de HappenBoard. Les conditions et la politique de confidentialité d’Anthropic s’appliquent, et l’onglet de réglages renvoie vers cette politique. Mentionnez l’assistant dans votre propre politique de confidentialité (voir RGPD et données personnelles).
Au-delà de 60 lieux, organisateurs ou catégories, seuls les 60 premiers par ordre alphabétique sont envoyés. Choisissez les autres à la main.
Qui peut l’utiliser
Modifier ces réglages demande la permission de gérer les intégrations, que les administrateurs ont par défaut. Toute personne qui peut créer des événements peut utiliser l’assistant : les administrateurs et les éditeurs par défaut. Voir rôles et permissions Pro.
L’assistant et les agents IA
Les agents IA de la version gratuite fonctionnent en sens inverse. Ils permettent à un outil d’IA extérieur de lire et de modifier vos données HappenBoard. L’assistant, lui, envoie seulement une description et reçoit un brouillon de formulaire. Les deux se configurent séparément, et aucun n’a besoin de l’autre.
Pour aller plus loin
- Événements récurrents : construire une règle de répétition : vérifier ou ajuster la règle construite par l’assistant.
- Lieux : créer et renseigner les coordonnées : créer les lieux qu’il n’a pas trouvés.
- Organisateurs : ajouter les organisateurs qu’il n’a pas reconnus.
- L’écran Événements : retrouver et modifier les événements créés.