Avec HappenBoard Pro, chaque e-mail de confirmation contient un billet PDF avec un QR code par place. Vos participants peuvent l’imprimer ou le présenter sur leur téléphone à l’entrée.
Les réglages Ticket design donnent au PDF votre logo, votre couleur, votre pied de page et votre police. La page Afficher mon QR et les badges reprennent le même design.
Les billets PDF nécessitent HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Qui reçoit un billet PDF
Le PDF est joint à l’e-mail de confirmation que l’extension gratuite envoie après une inscription. Cela vaut pour les inscriptions gratuites, les billets gratuits et les commandes de billets payants.
- Seule une réservation au statut Going reçoit un billet. Les participants en liste d’attente, annulés ou refusés n’en ont pas.
- Un PDF correspond à une réservation, avec un bloc par place. Une commande de plusieurs types de billets crée une réservation par type, chacune avec son e-mail et son PDF.
- Quand vous déplacez un participant vers une autre date en cochant Email the attendee the new date, with a calendar file, cet e-mail contient un nouveau PDF pour la nouvelle date.
Pas d’e-mail, pas de PDF. Si Send confirmation email on RSVP / ticket purchase est désactivé dans HappenBoard → Settings → Email, aucun billet ne part.
Ce que contient le billet
Le PDF est une page A4. En haut figurent votre logo (ou le nom de votre site) et, à droite, la mention « Issued by » suivie du nom du site et de la date d’émission.
Chaque place a son propre bloc, jamais coupé entre deux pages :
- Le QR code scanné à l’entrée.
- Admit one pour une place unique, ou Seat 1 of 3, Seat 2 of 3, etc.
- Le titre de l’événement.
- Holder: et le nom du participant.
- When: et la date et l’heure, dans le fuseau horaire de votre site, avec le nom du fuseau. Par exemple « October 15, 2026 · 6:30 pm (Paris time, UTC+2) ». Pour un événement récurrent, c’est la date réservée par le participant.
- Where: et le nom du lieu, quand l’événement en a un.
- Le lien de check-in en petits caractères, pour le cas où le code ne passe pas.
Votre pied de page, si vous en avez saisi un, est imprimé une fois à la fin.
L’e-mail de confirmation affiche aussi les QR codes, sous un bouton Show my ticket (Show my tickets pour plusieurs places). Gmail et Outlook masquent souvent ces images : le bouton ouvre alors la page Afficher mon QR dans le navigateur. Le lien de check-in sous chaque code ouvre aussi ce billet.
Régler le design du billet
- Allez dans HappenBoard → Settings → Ticket design.
- Remplissez les champs ci-dessous. Laissez un champ vide pour garder la valeur par défaut.
- Cliquez sur Save ticket design.
Par défaut, seuls les administrateurs peuvent modifier ces réglages, car ils demandent la permission de gérer les intégrations.
| Réglage | Rôle | Par défaut |
|---|---|---|
| Logo URL | L’adresse de l’image de votre logo, imprimée en haut des billets et des badges. PNG, JPG, GIF ou WebP, 2 Mo au plus. Environ 200 × 40 pixels donne le meilleur résultat. | Vide : le nom du site est imprimé à la place |
| Accent colour | Colore le nom du site en l’absence de logo, les boutons et numéros de place de la page Afficher mon QR, ainsi que le bandeau et le titre de chaque badge. | #2271b1 (bleu WordPress) |
| Footer text | Un court texte en fin de PDF : conditions de remboursement, téléphone du lieu, informations d’accessibilité. Liens, gras et italique acceptés. | Vide |
| PDF font | La police des billets PDF et des badges : DejaVu Sans (default), DejaVu Serif, DejaVu Sans Mono ou A font from the Media Library. | DejaVu Sans |
Téléversez votre logo dans la médiathèque et copiez l’URL du fichier dans Logo URL. HappenBoard le lit dans votre dossier uploads. Une image hébergée sur un autre site public fonctionne aussi, si son adresse ne redirige pas. Les fichiers SVG ne sont pas utilisés dans les PDF.
Un PNG transparent s’imprime sur fond blanc. Si un PDF doit un jour partir sans votre logo, un avertissement apparaît sous Logo URL et conseille un JPEG. Dans tous les cas, le billet part quand même, avec le nom du site à la place du logo.
Polices pour d’autres alphabets
Les polices DejaVu couvrent les alphabets latin, grec, cyrillique, hébreu et arabe, mais pas le chinois, le japonais ni le coréen. Pour ces langues, choisissez A font from the Media Library, puis Choose from the Media Library, et sélectionnez une police TrueType (.ttf) qui les couvre, comme Noto Sans SC, JP ou KR.
La plupart des fichiers .otf, les collections de polices (.ttc) et les polices web (WOFF) ne peuvent pas être intégrés : l’enregistrement les refuse. Les caractères absents de la police choisie s’impriment en DejaVu Sans. Les lettres arabes s’impriment détachées, et l’arabe comme l’hébreu se lisent de gauche à droite.
Aucune copie n’est gardée sur votre serveur
Chaque PDF est créé pour son e-mail et supprimé dès l’envoi. Pour redonner son billet à un participant, envoyez-lui sa page Afficher mon QR depuis le panneau du participant.
Si aucun PDF n’est joint
- Le participant n’est pas Going : aucun billet n’est créé pour une réservation en liste d’attente, annulée ou refusée.
- L’e-mail de confirmation est désactivé : voir les e-mails automatiques.
- Le moteur PDF ou la bibliothèque de QR codes manque. Cela arrive sur une copie de Pro installée sans ses fichiers de build.
- Le PDF n’a pas pu être créé : la raison est écrite dans le journal d’erreurs PHP de votre site.
Dans chaque cas, l’e-mail de confirmation part quand même.
Pour aller plus loin
- Le check-in par QR code : scanner les codes à l’entrée.
- La page Afficher mon QR : la page du billet liée depuis l’e-mail.
- Imprimer des badges : les badges reprennent le même logo, la même couleur et la même police.
- Personnaliser l’apparence des e-mails : soigner l’e-mail auquel le billet est joint.