HappenBoard Pro donne un QR code à chaque réservation confirmée, et un scanner dans votre administration WordPress pour enregistrer les arrivées. Il fonctionne sur un téléphone, une tablette ou un ordinateur portable, sans rien installer.
Cette page s’adresse aux personnes qui tiennent l’entrée : quoi préparer, comment scanner, et que faire quand un code ne passe pas.
Le check-in par QR code nécessite HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant l’événement
- Donnez à chaque bénévole un compte WordPress autorisé à faire le check-in. Les administrateurs et les éditeurs le sont par défaut, et la page Rôles et permissions Pro explique comment l’autoriser à un autre rôle.
- Utilisez un appareil avec une caméra, connecté à votre administration WordPress. Chrome, Edge, Firefox et Safari conviennent, sur iPhone comme sur Android.
- Vérifiez que votre site s’ouvre en HTTPS (l’adresse commence par
https://). Les navigateurs n’ouvrent la caméra que sur une page sécurisée. - Vérifiez la connexion internet sur place. Chaque scan est vérifié par votre site : le scanner doit pouvoir le joindre.
- Ouvrez le scanner une première fois à l’avance et autorisez la caméra, pour que le navigateur ne pose pas la question en pleine file d’attente.
Les participants présentent le code de leur e-mail de confirmation ou de leur billet PDF. Le même code figure sur la page Afficher mon QR et sur les badges imprimés.
Scanner les billets à l’entrée
- Allez dans HappenBoard → Attendees → Check-in.
- Dans Event at this door, choisissez l’événement que vous accueillez. Les billets de tout autre événement sont alors refusés.
- Cliquez sur Start scanning et autorisez la caméra. Sur un téléphone, c’est la caméra arrière qui est utilisée.
- Placez le QR code dans le cadre. Un bandeau affiche le résultat sur l’image de la caméra.
- Baissez le billet dès que le bandeau apparaît. Au bout de deux secondes et demie, le scanner cherche le code suivant.
- Cliquez sur Stop scanning à la fermeture des portes pour couper la caméra.
La liste Event at this door propose les événements qui ont une date entre la veille et les sept jours à venir. L’appareil retient votre choix. Ne laissez Any event que si une même entrée sert plusieurs événements : un billet valide pour n’importe lequel est alors accepté.
Un billet laissé devant la caméra est relu quand le bandeau disparaît, et noté comme un nouveau scan. Ce n’est pas grave, mais baisser le billet garde vos chiffres propres.
Lire le résultat
| Bandeau | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Vert, Checked in | Un billet valide, scanné pour la première fois. | Laissez entrer la personne. |
| Orange, déjà enregistré | Cette place a déjà été scannée. Le nouveau scan est noté. | Laissez entrer si la personne revient. Vérifiez le nom si vous pensez qu’un billet a été partagé. |
| Rouge, Not admitted | Un vrai billet qui ne donne pas de place aujourd’hui. La raison s’affiche sous le nom. | Ne laissez pas entrer. Orientez la personne vers l’organisateur. |
| Rouge, Invalid ticket | Ce n’est pas un code valide de votre site. | Demandez une autre copie du billet, ou suivez les étapes plus bas. |
Le bandeau vert affiche le nom du participant et l’événement, avec la date pour un événement récurrent. Pour une réservation de plusieurs places, il indique aussi la place, par exemple « Seat 2 of 4 ». Chaque place a son propre code : chaque invité est enregistré séparément.
Not admitted couvre une réservation annulée ou remboursée, refusée, ou restée en liste d’attente. Il couvre aussi un billet pour un autre événement et, pour un événement récurrent, un billet pour une autre date. Le billet d’un événement récurrent est valable toute la journée de sa date, dans le fuseau horaire de votre site.
Sur un site multilingue, un événement n’apparaît qu’une fois dans la liste. Les billets achetés sur n’importe quelle version linguistique sont acceptés à la même entrée et comptés ensemble.
À côté de la caméra, un compteur indique combien de personnes ont été enregistrées sur cet appareil depuis l’ouverture de la page. Les nouveaux scans d’un même billet n’y sont pas ajoutés, et recharger la page le remet à zéro.
Annuler un scan par erreur
Après chaque scan, le panneau latéral affiche Last check-in avec le nom du participant et un bouton Undo. Cliquez sur Undo si vous avez enregistré la mauvaise personne.
Le check-in est supprimé et le compteur baisse d’une unité. L’historique d’activité du participant garde le scan et ajoute dessous une entrée Check-in undone. Seul le dernier check-in de cet appareil peut être annulé, jusqu’au scan suivant ou au rechargement de la page.
Si vos webhooks sortants ou votre canal Slack sont prévenus des check-ins, ils peuvent aussi l’être des annulations. Cochez l’événement Check-in undone dans leurs réglages.
Si un code ne passe pas
- La caméra ne démarre pas : lisez le message à l’écran. Il précise si la page n’est pas en HTTPS, si le navigateur n’a pas accès à la caméra ou si la caméra a été refusée. Autorisez la caméra dans les réglages du site de votre navigateur, puis réessayez.
- La caméra tourne mais ne lit rien : un avertissement indique que le lecteur de QR code n’a pas pu se charger. Rechargez la page.
- Pas de caméra utilisable sur cet appareil : cliquez sur Scan a photo of a ticket et choisissez une photo ou une capture d’écran du QR code.
- Le code reste illisible : tapez ou collez dans Manual entry le lien de check-in imprimé sous chaque QR code, puis cliquez sur Check in. Ce lien figure dans l’e-mail, sur le PDF et sur la page Afficher mon QR.
- Le participant n’a rien sur lui : retrouvez-le dans HappenBoard → Attendees et cliquez sur son nom. La section Check-in ticket affiche son code, qu’un second appareil peut scanner.
Vous pouvez aussi scanner un billet avec l’appareil photo de votre téléphone. Si vous êtes connecté avec un compte autorisé au check-in, le lien ouvre le scanner avec le code déjà placé dans Manual entry. Rien n’est enregistré tant que vous n’avez pas cliqué sur Check in.
Après dix codes invalides différents en une minute, le scanner affiche « Too many invalid check-in codes. Verification is paused for a few minutes. » La pause dure cinq minutes pour ce compte WordPress, sur tous ses appareils. Un scan valide avant ce seuil remet le compte à zéro.
Voir qui est arrivé
La liste des participants gagne une colonne Checked in. Un tiret indique que le billet n’a pas encore été scanné. Une coche indique un scan, et une coche suivie de « ×3 » trois scans, avec l’heure du dernier en dessous. Le total additionne tous les scans de la réservation, toutes places et nouveaux scans compris.
Pour aller plus loin
- La page Afficher mon QR : renvoyer ses codes à un participant qui a perdu l’e-mail.
- Imprimer des badges : les badges portent les mêmes codes et se scannent à l’entrée.
- L’historique d’activité d’un participant : voir chaque scan, refus et annulation pour une personne.
- Rôles et permissions Pro : choisir qui peut tenir l’entrée.