La capacité est le nombre de places qu’offre un événement. Vous la réglez sur l’événement, et le formulaire d’inscription cesse d’accepter des inscriptions quand toutes les places sont prises.
Régler la capacité
- Ouvrez l’événement dans l’éditeur de blocs.
- Dans le panneau Capacity de la colonne de droite, déplacez le curseur Maximum attendees.
À 0, la valeur par défaut, les inscriptions sont illimitées. Toute autre valeur active la limite, et un message confirme que le formulaire affichera « complet » une fois l’événement plein.
Le curseur va jusqu’à 1 000. Pour un événement plus grand, utilisez le champ Capacity du formulaire rapide, dans l’écran Events ou Calendar, qui n’a pas de limite haute. Pour donner la même capacité à plusieurs événements, sélectionnez-les dans l’écran Événements et utilisez Edit fields….
Ce qui compte comme une place
La capacité compte des places, pas des inscriptions. Seules les inscriptions au statut Going occupent des places. Les inscriptions en liste d’attente, annulées ou refusées n’en occupent aucune.
Exemple, sur un événement de 50 places : une personne qui réserve 4 places en utilise 4. Douze inscriptions d’une place de plus en laissent 34 libres. Quand une inscription est annulée, ses places redeviennent libres.
Événements récurrents : des places pour chaque date
Sur un événement récurrent, la capacité s’applique à chaque date. Chaque inscription porte sur une seule date : un cours hebdomadaire de 20 places accueille 20 personnes chaque semaine.
Le formulaire d’inscription commence alors par un champ Date. Une date complète reste dans la liste, marquée (full), mais ne peut pas être choisie. Les longues séries affichent 60 dates à la fois, avec les liens Later dates et Earlier dates.
Sites multilingues : un seul jeu de places
Avec WPML ou Polylang, les traductions d’un événement partagent ses places. Les inscriptions de toutes les langues comptent sur la capacité réglée dans la version de la langue par défaut. Chaque traduction affiche le même nombre de places restantes, et une adresse e-mail ne peut s’inscrire qu’une fois, quelle que soit la langue. Le détail se trouve dans sites multilingues.
Ce que voient vos visiteurs
Les places sont affichées par le bloc RSVP Form, présent par défaut sur votre page d’événement. Ses options sont décrites dans mettre en place un formulaire d’inscription :
| Réglage | Rôle | Par défaut |
|---|---|---|
| Show remaining seats | Affiche le nombre de places restantes, quand l’événement a une capacité. | Activé |
| Allow multi-seat RSVP | Ajoute un champ Number of seats pour qu’une personne réserve pour d’autres. | Désactivé |
| Maximum seats per RSVP | Nombre maximal de places par inscription, de 1 à 20. Visible une fois le réglage précédent activé. | 4 |
Quand il ne reste aucune place, les visiteurs voient un message « complet » à la place du formulaire.
Quand l’événement se remplit
HappenBoard vérifie de nouveau les places à l’envoi du formulaire. Si deux personnes envoient le formulaire au même moment pour la dernière place, une seule l’obtient. L’autre apprend combien de places restent, ou que l’événement ou la date est complet.
Une adresse e-mail ne peut avoir qu’une inscription active par événement, ou par date sur un événement récurrent.
Il n’y a pas de liste d’attente automatique : un événement complet affiche son message et rien de plus.
Dans l’écran des participants, Move to Waitlist place quelqu’un en liste d’attente à la main. Personne ne remonte tout seul quand une place se libère. Mark as Going vérifie la capacité : quand une place se libère, seules les personnes dont les places tiennent passent en Going. Vous pouvez quand même dépasser la capacité depuis la fiche de la personne, avec Save anyway, over capacity.
Suivre le remplissage
- Dans l’écran Events, la colonne Capacity affiche les places prises sur la limite, avec une barre de remplissage. Pour un événement récurrent, elle porte sur la prochaine date.
- Dans le calendrier d’administration, la vue mois affiche une fine barre de remplissage sur chaque événement et la vue agenda un compte comme 12 / 20, pour la date concernée.
La capacité du lieu est autre chose
Les lieux ont leur propre champ Maximum capacity. Il indique combien de personnes la salle peut accueillir et ne limite pas les inscriptions. Seul le réglage Maximum attendees de l’événement le fait : une salle de 200 places peut accueillir un événement limité à 40.
Avec HappenBoard Pro, les billets payants ont leur propre Capacity par type de billet, comptée elle aussi par date. Un événement avec des billets payants affiche le sélecteur de billets à la place du formulaire d’inscription gratuit. Dans l’écran des participants, les places du détenteur d’un billet sont vérifiées par rapport à ce qu’il reste sur son billet à sa date. Voir créer des types de billets et ce que Pro ajoute.
Pour aller plus loin
- Mettre en place un formulaire d’inscription : choisir ce que le formulaire affiche et demande.
- Gérer les participants : changer un statut, déplacer quelqu’un vers une autre date.
- Sites multilingues : WPML et Polylang : le fonctionnement des places et des e-mails entre les langues.