Chaque réservation confirmée a sa propre page web avec ses QR codes. Les participants l’ouvrent depuis leur e-mail de confirmation, et vous pouvez la renvoyer à quiconque a perdu son billet.
La page fonctionne dans tous les navigateurs, quel que soit votre thème, et s’imprime proprement.
La page Afficher mon QR nécessite HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Comment les participants y accèdent
- Depuis l’e-mail de confirmation : le bloc des QR codes commence par un bouton Show my ticket (Show my tickets pour plusieurs places). Beaucoup de messageries, dont Gmail et Outlook, masquent les images des QR codes dans l’e-mail. Le bouton ouvre les codes dans le navigateur, où ils s’affichent toujours.
- Depuis la version texte de l’e-mail, qui donne le même lien.
- Depuis le lien de check-in imprimé sous chaque QR code, dans l’e-mail, sur le billet PDF et sur la page. Il ouvre ce billet dans le navigateur.
Pour une réservation de plusieurs places, le lien propre à une place n’affiche que la carte de cette place. L’acheteur peut donner un code à chaque invité : l’invité voit son billet, pas ceux des autres.
Les personnes de l’accueil connectées à votre site arrivent sur le scanner de check-in quand elles ouvrent un lien de check-in. Le code y attend leur confirmation.
Ce que montre la page
- Votre logo, ou le nom du site, et un lien ← Back to event.
- Le titre de l’événement, puis le nom du participant, la date et l’heure avec leur fuseau horaire, et le lieu.
- Un bouton Print et un bouton Event page.
- Une carte par place, avec le QR code, Admit one ou Seat 1 of 3, le numéro de la place et le lien de check-in.
- Le pied de page de vos billets, si vous en avez saisi un.
Le logo, la couleur d’accent et le pied de page viennent des réglages Ticket design, les mêmes que pour le PDF.
Les codes ne s’affichent que tant que la réservation est Going. Si elle a été annulée (un remboursement l’annule aussi), refusée ou placée en liste d’attente, le lien ouvre toujours la page. Un court message remplace alors les codes et en donne la raison.
Envoyer la page à un participant
- Allez dans HappenBoard → Attendees.
- Cliquez sur le nom du participant. Un panneau s’ouvre à droite.
- Dans la section Check-in ticket, cliquez sur Open public page. La page s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Copiez l’adresse dans la barre du navigateur et envoyez-la au participant.
La section Check-in ticket s’affiche pour les participants au statut Going, et seulement aux personnes autorisées au check-in (administrateurs et éditeurs par défaut). Pour plusieurs places, elle s’intitule Check-in tickets suivi du nombre de places. Le panneau est présenté dans Gérer les participants.
Imprimer les billets
Le bouton Print ouvre la fenêtre d’impression du navigateur. Les boutons et le lien de retour sont masqués, et chaque carte reçoit un trait de découpe en pointillés. Une carte n’est jamais coupée entre deux pages : une réservation de trois places donne trois billets à découper.
Garder le lien privé
La page n’a pas de mot de passe : toute personne qui a le lien voit les QR codes, et le scanner les accepte. Traitez le lien comme un billet papier. Envoyez-le seulement à la personne qui a réservé, et ne le publiez jamais sur une page publique, dans un document partagé ou sur les réseaux sociaux.
La page demande aux moteurs de recherche de ne pas l’indexer et n’est jamais mise en cache. Cela la tient hors des résultats de recherche, mais ce n’est pas une connexion.
Si le lien ne fonctionne pas
Un lien qui n’ouvre aucun billet affiche une page Ticket not found, avec le message « This ticket link is invalid or has expired. » et un lien Back to the site. Le message est le même quelle que soit la cause : lien coupé dans un e-mail, adresse mal recopiée ou réservation supprimée. Ainsi, la page ne révèle jamais si une réservation existe.
Retrouvez le participant dans la liste et envoyez-lui un nouveau lien depuis son panneau.
Pour aller plus loin
- Billets PDF et personnalisation du billet : régler le logo, la couleur et le pied de page de cette page.
- Le check-in par QR code : scanner les codes à l’entrée.
- Imprimer des badges : une solution imprimée pour les participants sans téléphone.