HappenBoard Pro peut encaisser le prix d’un rendez-vous en ligne, via Stripe, au moment de la réservation. Vous pouvez demander le prix complet ou un acompte, et faire varier le prix selon les personnes présentes et le moment. Sans Pro, le prix d’un type de rendez-vous se règle sur place.
Le paiement en ligne des rendez-vous, les catégories de personnes et les règles de prix demandent HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- Stripe connecté : vos clés et le webhook enregistrés dans HappenBoard → Settings → Stripe. Voir configurer Stripe.
- Un type de rendez-vous avec un prix, dans la même devise que Stripe (voir la dernière section).
Encaisser le prix complet en ligne
Le réglage le plus simple : un seul prix, payé en totalité au moment de la réservation.
- Allez dans HappenBoard → Settings → Stripe.
- Dans la carte Bookings, activez Take booking payments online. L’option est désactivée par défaut.
- Cliquez sur Save changes.
- Allez dans HappenBoard → Bookings → Booking types et ouvrez votre type de rendez-vous.
- Dans la carte Scheduling, renseignez Price. Son libellé indique votre devise, par exemple Price (EUR).
- Cliquez sur Save.
Tant qu’aucune clé secrète n’est enregistrée dans l’onglet Stripe, les réservations restent payables sur place.
Ce qui se passe à la réservation
- Le visiteur choisit un créneau et remplit le formulaire. La réservation est enregistrée avec le statut Pending payment, et le visiteur part sur la page de paiement Stripe.
- Pendant le paiement, le créneau, ses places et toute ressource partagée lui restent réservés.
- Après le paiement, le visiteur revient sur la page de réservation. Dès que Stripe confirme le paiement, la réservation passe en Confirmed et l’e-mail de confirmation part.
Si le visiteur ne paie pas, la page Stripe expire au bout d’environ 30 minutes et le créneau est de nouveau proposé, sans e-mail. Si Stripe ne répond jamais, une réservation encore en attente de paiement est libérée au bout de 24 heures.
Une réservation qui ne coûte rien, par exemple parce qu’une règle de prix la rend gratuite, ne passe pas par le paiement. Les réservations que vous saisissez vous-même avec New booking sur l’écran Bookings non plus : elles sont confirmées tout de suite, et le prix reste dû sur place.
Demander un acompte
Quand le paiement en ligne est activé, un champ Deposit apparaît sous Price dans le type de rendez-vous.
- Laissez 0 pour encaisser le prix complet en ligne.
- Saisissez un montant inférieur au prix pour l’encaisser en ligne par place. Le reste se paie sur place, et l’aide sous le champ affiche la répartition.
- Un acompte égal au prix revient à encaisser le prix complet. Un acompte supérieur au prix ne peut pas être enregistré.
Demandes soumises à validation : l’empreinte bancaire
Sur un type de rendez-vous avec Require approval, la carte n’est pas débitée à la réservation : Stripe y pose seulement une empreinte (un blocage du montant), pour le prix ou l’acompte. La demande arrive ensuite dans l’onglet Requests de l’écran Bookings. Voir valider les demandes de rendez-vous.
- Approve request débite le montant bloqué, puis confirme la réservation. Si le débit échoue, la demande reste en attente et le client est prévenu une fois.
- Decline request, ou l’annulation de la réservation, libère l’empreinte. Rien n’est débité.
- Si une empreinte arrive sur votre site après que vous avez refusé ou annulé la demande, elle est libérée aussitôt.
Stripe abandonne une empreinte au bout de sept jours. Pro refuse donc une demande encore sans réponse six jours après sa création. La carte est alors libérée, le client reçoit l’e-mail de refus et l’adresse e-mail d’administration du site reçoit la liste. Annuler l’empreinte depuis le tableau de bord Stripe refuse aussi la demande.
Prix par personne : la carte People
Avec la carte People, sous Location dans l’éditeur de type de rendez-vous, un visiteur peut réserver pour un groupe à des prix différents. Cliquez sur Add a person type (10 au plus) et renseignez :
| Réglage | Rôle | Par défaut |
|---|---|---|
| Name | Ce que voit le visiteur, par exemple Adulte ou Enfant. | Vide |
| Fewest per booking | Le minimum de cette catégorie dans une réservation, de 0 à 50. | 0 |
| Most per booking | Le maximum de cette catégorie dans une réservation. Vide : pas de limite. | Pas de limite |
| Price each | Le prix pour une personne de cette catégorie. Vide : le prix du type de rendez-vous. | Prix du type de rendez-vous |
| Takes a seat | À désactiver pour quelqu’un qui n’occupe pas de place, comme un bébé sur les genoux. | Activé |
La page de réservation demande alors Who is coming, avec un compteur par catégorie, et ne propose que les créneaux où il reste assez de places (50 au plus par réservation). La répartition, par exemple 2 × Adulte, 1 × Enfant, figure dans les e-mails, sur l’écran Bookings et sur la page de paiement Stripe. L’acompte reste compté par place.
Règles de prix : faire varier le prix selon le jour, la saison ou l’heure
La carte Pricing rules, sous People, fait payer plus ou moins à certains moments. Cliquez sur Add a rule (50 au plus) et renseignez :
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Name (optional) | Pour vous, par exemple Supplément week-end. |
| Applies on | Days of the week, Dates, Months ou Weeks of the year, sous forme de plage. Une plage peut boucler : du samedi au dimanche, c’est le week-end ; de novembre à février, l’hiver. |
| Only at certain times of day | Une plage horaire, dans le fuseau horaire du site. |
| Host | All hosts, ou un seul hôte. Visible quand le type de rendez-vous a plusieurs hôtes. |
| For | Everyone, ou une seule catégorie de personnes. Visible quand il y a des catégories. |
| Change | Add an amount, Take off an amount ou Set the price to, chacun compté per booking (par réservation) ou per person (par personne). Ou Change by a percentage (20 ajoute 20 %, -10 retire 10 %), ou Divide by. |
Une règle s’applique quand la réservation commence dans sa plage. Le prix part du prix du type de rendez-vous multiplié par le nombre de personnes, ou du prix de chaque personne. Les règles pour une seule catégorie s’appliquent d’abord, à la part de cette catégorie. Les règles pour tout le monde s’appliquent ensuite de haut en bas, chacune modifiant le prix laissé par celles du dessus.
L’ordre compte : +20 % puis +10 ne donne pas la même chose que +10 puis +20 %, et un Set the price to placé plus bas remplace tout ce qui précède. Réordonnez avec Move up et Move down. Un prix ne descend jamais sous 0.
Chaque réservation garde le prix annoncé au client : modifier une règle ensuite ne le change pas. Catégories de personnes et règles fonctionnent aussi quand le paiement se fait sur place.
Ce que voit le client
- Avant de choisir un créneau, le prix s’affiche sous le nom de la prestation. Avec un acompte, il est ventilé, par exemple 65,00 € (20,00 € now · 45,00 € on site).
- Quand le prix dépend du moment ou des personnes, il s’affiche « From » suivi du prix de la réservation la moins chère possible : les personnes que toute réservation doit compter, au créneau le moins cher. Avec Adulte à 50 € (au moins un par réservation) et Enfant à 20 €, il affiche From 50,00 €.
- Sans catégories de personnes, les créneaux qui coûtent des montants différents affichent chacun leur prix.
- Une fois le créneau choisi, la ligne au-dessus du formulaire donne le prix de cette réservation, acompte compris. Elle se met à jour en direct quand le visiteur change de créneau, d’hôte ou de participants.
Les e-mails, le bloc My Bookings et la colonne Payment de l’écran Bookings indiquent comment la réservation est réglée. Par exemple : Paid online, Deposit paid online avec Balance due on site, Card authorized, Card payment failed ou Not charged: the card authorization is released.
HappenBoard ne rembourse jamais le paiement d’un rendez-vous. Annuler une réservation payée libère le créneau et envoie l’e-mail d’annulation, mais l’argent reste encaissé : remboursez-le depuis votre tableau de bord Stripe. Seule une empreinte jamais débitée est libérée automatiquement.
Utiliser la même devise aux deux endroits
Les prix des rendez-vous se saisissent dans la Currency des réglages généraux, et Stripe débite dans la Currency de l’onglet Stripe. Indiquez le même code aux deux endroits. Quand ils diffèrent, l’onglet Stripe affiche un avertissement, mais rien n’est converti : avec USD d’un côté et EUR de l’autre, une réservation à 65,00 $ est débitée 65,00 €.
Si les deux devises n’ont pas le même nombre de décimales, comme USD et JPY, le paiement en ligne des rendez-vous se désactive et les réservations se règlent sur place.
Pour aller plus loin
- Créer un type de rendez-vous : fixer le prix, l’acompte et la validation.
- Valider les demandes de rendez-vous : répondre aux demandes dont la carte est bloquée.
- Configurer Stripe : enregistrer vos clés et le webhook.
- Ressources partagées pour les rendez-vous : partager salles et matériel entre types de rendez-vous.