MailerPress est une extension d’e-mail marketing pour WordPress, avec un outil d’automatisations. HappenBoard Pro lui transmet cinq moments de la vie d’un événement, comme une nouvelle inscription ou le lendemain de l’événement, sous forme de déclencheurs. Vous créez ensuite les e-mails, les délais et les séquences dans MailerPress.
HappenBoard n’envoie aucun e-mail par cette intégration. Ses propres e-mails automatiques continuent de partir comme d’habitude : vérifiez-les d’abord pour ne pas envoyer deux fois le même message.
L’intégration MailerPress nécessite HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- MailerPress installé et activé sur le même site.
- MailerPress Pro si vous voulez créer une automatisation de zéro. Dans MailerPress 2.1, la version gratuite part uniquement des modèles fournis par MailerPress, avec un déclencheur et une action.
Activer l’intégration
- Allez dans HappenBoard → Integrations.
- Sur la carte MailerPress (Pro), cliquez sur Configure.
- Activez Enable MailerPress automations.
- Activez Sync RSVP attendees as MailerPress contacts (conseillé), puis choisissez une liste et un statut.
- Cliquez sur Save.
Si MailerPress n’est pas actif, la carte affiche Inactive et le panneau vous demande seulement d’installer et d’activer MailerPress.
| Réglage | Rôle | Par défaut |
|---|---|---|
| Enable MailerPress automations | Transmet les cinq moments à MailerPress. Rien ne se déclenche tant qu’il est désactivé. | Désactivé |
| Sync RSVP attendees as MailerPress contacts | Crée ou met à jour un contact MailerPress à chaque nouvelle inscription, avec les informations de l’événement. Vos automatisations peuvent alors écrire aux invités sans compte WordPress. | Désactivé |
| Add synced attendees to list | La liste MailerPress que rejoignent les nouveaux contacts. Le menu propose vos listes MailerPress. | Aucune liste |
| Subscription status | Subscribed (single opt-in) les inscrit tout de suite. Avec Pending (double opt-in), MailerPress leur demande d’abord de confirmer. | Subscribed |
Seules les nouvelles inscriptions sont synchronisées. Les personnes inscrites avant l’activation de la synchronisation ne sont pas ajoutées. Recueillez le consentement de votre public avant de l’ajouter à une liste marketing.
Les cinq déclencheurs
Dans MailerPress, le nom des déclencheurs HappenBoard commence par « Event: ». Ils apparaissent dès que MailerPress est actif : vous pouvez donc préparer une automatisation avant d’activer l’intégration.
| Déclencheur | Se déclenche quand | Utile pour |
|---|---|---|
| Event: RSVP received | Une personne s’inscrit ou achète un billet et obtient une place, ou passe de la liste d’attente à inscrit. | Un mot d’accueil, les infos pratiques, une séquence avant l’événement. |
| Event: RSVP cancelled | Le participant annule avec le lien de son e-mail, ou un remboursement annule son billet. | Demander pourquoi, proposer une autre date. |
| Event: Attendee checked in | Une personne fait son check-in à l’entrée avec le check-in par QR code. | Un accueil ou un merci le jour même. |
| Event: Reminder due | L’e-mail de rappel part. | Un e-mail « à demain ». |
| Event: After the event | Une fois par jour, pour chaque participant d’une date terminée depuis moins d’un jour. | Un remerciement ou un questionnaire. |
Une annulation que vous faites vous-même depuis l’écran Participants ne déclenche pas RSVP cancelled.
Reminder due suit l’e-mail de rappel. Il faut que Send reminder email before each event soit activé dans HappenBoard → Settings → Email. Le déclencheur part au moment défini dans Send reminder hours before start (24 heures par défaut). Il part une fois par date, et seulement quand l’e-mail part : pas pour un événement annulé, ni pour un participant qui n’est plus inscrit.
After the event couvre aussi les événements récurrents : chaque date le déclenche une fois, pour les participants de cette date. Un événement enregistré sans heure de fin le déclenche aussi. Seuls les participants inscrits sont concernés.
Créer une automatisation dans MailerPress
- Allez dans MailerPress → Automatisations et cliquez sur Nouvelle automatisation.
- Choisissez de partir de zéro, puis sélectionnez l’un des déclencheurs HappenBoard, par exemple Event: RSVP received.
- Ajoutez les étapes suivantes, par exemple un délai puis un e-mail.
- Dans l’e-mail, insérez les informations d’événement que fournit le déclencheur (voir plus bas).
- Enregistrez l’automatisation et activez-la.
After the event part dans la journée qui suit la fin de l’événement. Pour écrire plus tard, ajoutez un délai avant l’e-mail.
Les informations fournies par chaque déclencheur
Tous les déclencheurs HappenBoard fournissent à MailerPress les mêmes champs : Attendee email, Attendee first name, Event title, Event date, Event URL, Venue et Seats (le nombre de places réservées).
- Attendee first name est le premier mot du nom saisi par la personne.
- Event date suit les formats de date et d’heure de votre site, sans l’heure pour un événement sur la journée entière.
- Pour un événement récurrent, Event date est la date choisie par le participant.
Quand la synchronisation est active, le titre, la date, le lien et le lieu de l’événement sont aussi enregistrés sur le contact, sous hp_event_title, hp_event_date, hp_event_url et hp_event_venue. Les e-mails suivants de la séquence peuvent les reprendre comme balises de fusion.
Pour les développeurs, chaque déclencheur est aussi une action WordPress dont le nom commence par happenboard_mp_. Elles sont décrites dans les hooks notifications et e-mails.
En cas de problème
- Les invités sans compte WordPress ne reçoivent rien : activez Sync RSVP attendees as MailerPress contacts.
- After the event ne se déclenche jamais : vérifiez que l’intégration est activée et que les participants sont bien inscrits.
- Reminder due ne se déclenche jamais : vérifiez que les e-mails de rappel sont activés. Une personne inscrite après l’heure du rappel n’en reçoit pas.
Pour aller plus loin
- Les e-mails automatiques : voir ce que HappenBoard envoie déjà, et régler l’heure du rappel.
- Le check-in par QR code : enregistrer les arrivées pour que le déclencheur de check-in parte.
- Les webhooks sortants : transmettre les mêmes moments à un autre système.
- Gérer les participants : voir qui est inscrit avant l’envoi d’une relance.