L’écran Orders liste tous les achats de billets faits sur votre site, une ligne par commande. Vous y retrouvez une commande en quelques secondes, vous l’ouvrez pour voir ses billets, vous la remboursez et vous exportez vos ventes dans un tableur.
L’écran Orders fait partie de HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Ce qu’est une commande
Une commande correspond à un achat : tout ce qu’un acheteur a payé en un seul passage en caisse. Si quelqu’un prend ensemble deux places plein tarif et une place étudiante, cela fait une commande de deux lignes, une par type de billet.
Les commandes viennent de trois sources :
- les billets payés avec Stripe via le Ticket Picker de la page événement ;
- les billets gratuits réservés via le Ticket Picker (leur total est à zéro) ;
- les commandes payées dans votre boutique, si vous vendez vos billets via WooCommerce.
Les inscriptions faites avec le formulaire gratuit (bloc RSVP Form) ne sont pas des commandes, puisque personne n’a payé. Vous les retrouvez, avec tous les autres participants, dans l’écran Attendees. Les rendez-vous payés en ligne n’apparaissent pas ici non plus : leur paiement figure sur le rendez-vous.
Ouvrir l’écran Orders
Allez dans HappenBoard → Orders. L’entrée se trouve juste après Organizers dans le menu HappenBoard.
Les administrateurs et les éditeurs la voient par défaut. L’export et le remboursement sont des permissions à part, réservées par défaut aux administrateurs : voir Rôles et permissions Pro.
Quatre chiffres s’affichent en haut de l’écran :
| Chiffre | Ce qu’il indique |
|---|---|
| Orders | Le nombre de commandes reçues par votre site. |
| Gross | Ce que les acheteurs ont payé, moins ce qui a été remboursé. |
| Refunded | Ce que les remboursements ont rendu. |
| Seats sold | Les places des billets toujours confirmés. |
Ces chiffres portent sur tout le site, quels que soient l’onglet et la recherche. Les montants sont totalisés par devise : un site qui a vendu en euros et en dollars voit une ligne pour chacune.
Un acheteur qui annule lui-même son billet n’est pas remboursé pour autant. Son argent reste dans Gross jusqu’à ce que vous le remboursiez.
Retrouver une commande
- Search orders : tapez le nom ou l’e-mail de l’acheteur, un mot du titre de l’événement, ou collez le début d’un identifiant Stripe (il commence par
cs_oupi_) copié depuis un reçu ou votre tableau de bord Stripe. - Les onglets : All orders, Confirmed, Partly cancelled et Cancelled. Le titre de l’écran indique combien de commandes correspondent, par exemple « Orders (12) ».
- Le tri : cliquez sur l’en-tête de colonne Customer, Seats, Total ou Purchased et choisissez un ordre. Par défaut, les commandes les plus récentes viennent en premier, 20 par page.
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Customer | Le nom et l’e-mail de l’acheteur, tels que saisis au paiement. |
| Event | L’événement, avec un lien vers sa page de modification. |
| Language | Uniquement sur un site multilingue : la langue de la page événement où la commande a été passée. |
| Seats | Les places de toutes les lignes additionnées. |
| Total | Le montant facturé, dans sa devise. |
| Refunded | Ce que les remboursements ont rendu sur cette commande. |
| Status | L’état de la commande (voir plus bas). |
| Purchased | La date et l’heure de l’achat. |
Ce que veut dire chaque statut
Le statut découle des billets contenus dans la commande :
- Confirmed : tous les billets sont valides. Un remboursement qui n’annule aucun billet laisse la commande ici.
- Partly cancelled : certains billets sont annulés, d’autres non.
- Cancelled : tous les billets sont annulés, par exemple après un remboursement total, ou parce que l’acheteur a annulé tous ses billets.
- Waitlist : le paiement est arrivé après la vente de la dernière place, et l’argent n’a pas pu être rendu automatiquement. L’acheteur a payé mais n’a pas de place : remboursez-le, ou donnez-lui une place depuis l’écran Attendees. Ces commandes n’apparaissent que sous All orders.
Ouvrir une commande
Cliquez sur l’icône en forme d’œil (View order) sur la ligne de la commande. La fenêtre affiche :
- l’acheteur, l’événement et la date d’achat ;
- le Total, ce qui a été remboursé (Refunded) et ce qui reste remboursable (Left to refund) ;
- une ligne par type de billet, avec ses places (Seats), son montant (Amount), ce qui en a été remboursé, son statut et le nombre de places passées au check-in (Checked in, par exemple « 1 of 2 »), ainsi que sa Date quand l’événement se répète ;
- le mode de paiement : les identifiants Stripe (pour retrouver le paiement dans votre tableau de bord Stripe), le numéro de la commande WooCommerce, ou la mention que les billets étaient gratuits.
Cliquez sur le nom d’un billet pour ouvrir ce participant dans l’écran Attendees. Sur une commande Stripe, si vous avez le droit de rembourser, un bouton Refund… ouvre le formulaire de remboursement. Il est décrit dans Rembourser une commande.
Une commande WooCommerce se rembourse dans WooCommerce, pas ici. Sa fenêtre y mène (Open the order in WooCommerce), et ses billets suivent le remboursement. Une commande gratuite n’a rien à rembourser.
Exporter les commandes en CSV
- Choisissez l’onglet voulu, et tapez une recherche si vous ne voulez qu’une partie des commandes.
- Cliquez sur Export CSV en haut de l’écran.
Le fichier contient les commandes de cet onglet et de cette recherche, une ligne par commande. Chaque ligne donne les identifiants de la commande et du paiement, le statut, l’acheteur, l’événement, les places et les montants. Elle donne aussi l’heure d’achat, en UTC et dans le fuseau horaire de votre site.
Dans le fichier, les statuts sont écrits sous forme de codes : going (Confirmed), partial (Partly cancelled), waitlist et cancelled. Un fichier contient jusqu’à 10 000 commandes, et un message vous prévient si certaines n’y sont pas entrées.
Le bouton Export CSV n’apparaît que pour les personnes qui ont la permission d’export, les administrateurs par défaut, car le fichier contient les noms et e-mails de vos acheteurs.
Comment les totaux sont calculés
Chaque ligne garde ce qui a été facturé au moment de l’achat. Avec Stripe, c’est le prix du billet au moment où l’acheteur a ouvert le paiement, multiplié par le nombre de places. Avec WooCommerce, c’est le total de la ligne, remises et taxes comprises.
Vous pouvez donc changer le prix d’un billet, ou supprimer un type de billet, sans modifier les commandes passées.
Pour aller plus loin
- Rembourser une commande : rendre tout ou partie du montant et libérer les places.
- Vendre vos billets via WooCommerce : comment les commandes de la boutique arrivent dans cet écran.
- Rôles et permissions Pro : choisir qui peut voir, exporter et rembourser les commandes.
- L’historique d’activité d’un participant : suivre les paiements, remboursements et check-ins d’un acheteur.