Par défaut, un visiteur qui choisit une heure libre est réservé aussitôt. Activez la validation sur un type de rendez-vous et chaque réservation arrive plutôt comme une demande, que vous acceptez ou refusez. C’est utile pour un service que vous ne pouvez pas toujours assurer, ou une salle partagée.
Activer la validation
- Allez dans HappenBoard → Bookings → Booking types et ouvrez le type de rendez-vous.
- Dans le panneau Scheduling, activez Require approval.
- Cliquez sur Save.
Le réglage s’applique aux nouvelles réservations. Les réservations déjà faites gardent leur statut. Les autres réglages sont expliqués dans créer un type de rendez-vous.
Ce que voit le client
La page de réservation fonctionne comme d’habitude, mais son bouton affiche Request booking au lieu de Confirm booking. Après l’envoi, le panneau annonce une demande envoyée, et non une réservation confirmée.
Le client reçoit un accusé de réception qui précise que la demande n’est pas encore confirmée. Il ne contient pas d’invitation d’agenda, mais un lien pour annuler la demande.
Le créneau est retenu pendant votre décision
Une demande garde son créneau : personne d’autre ne peut le réserver tant qu’elle attend. Une demande acceptée une heure plus tard n’entre donc jamais en conflit avec une autre réservation.
En contrepartie, les demandes laissées sans réponse bloquent de bons créneaux. L’hôte et l’administrateur du site reçoivent un e-mail à l’arrivée de chaque demande, sauf si vous avez désactivé Email the host and the site admin about bookings dans HappenBoard → Settings → Email.
Accepter ou refuser une demande
Allez dans HappenBoard → Bookings et ouvrez l’onglet Requests. Les demandes y portent le statut Awaiting approval. Les deux réponses fonctionnent sur une ligne ou sur plusieurs lignes cochées.
- Approve request confirme la réservation. Le client reçoit la confirmation avec son invitation d’agenda, et les rappels sont programmés.
- Decline request libère le créneau. La demande passe dans l’onglet Declined, et le client reçoit un e-mail indiquant qu’elle n’a pas pu être acceptée, avec un bouton Book another time.
Une demande refusée affiche Request declined dans le bloc My Bookings du client. Le lien de ses e-mails ouvre une page Booking request declined, sans rien à annuler ni à déplacer.
Chaque demande ne reçoit qu’une réponse. Une seconde réponse est refusée avec le message « This booking is not waiting for approval. »
Aucune des deux réponses ne demande de message. Si le motif compte, écrivez vous-même au client. Pour le garder pour votre équipe, ajoutez-le dans Notes, que le client ne voit jamais.
Les demandes refusées avant HappenBoard 0.2.0 étaient enregistrées comme annulées : elles restent dans l’onglet Cancelled.
Quand le client modifie sa demande
Le client peut annuler sa demande depuis le lien de l’accusé de réception, ou la déplacer sur une autre heure libre. Une demande déplacée reste une demande : il reçoit un e-mail avec la nouvelle heure, et vous devez toujours y répondre. Les deux sont possibles jusqu’à la limite Customer change cutoff du type.
Les réservations que vous saisissez
Une réservation ajoutée avec New booking dans l’écran Bookings, pour quelqu’un qui a téléphoné, est confirmée aussitôt, même sur un type soumis à validation. Le créneau est tout de même vérifié par rapport aux disponibilités de l’hôte et aux autres réservations.
Validation et paiement en ligne
Quand HappenBoard Pro encaisse les paiements en ligne, une demande payante bloque un montant sur la carte du client au lieu de le prélever. Approve request prélève la carte, Decline request la libère. Une demande toujours sans réponse six jours après sa création est refusée automatiquement, car le blocage de la carte allait expirer, et l’administrateur du site en reçoit la liste. Voir paiements, acomptes et règles de prix des rendez-vous.
Pour aller plus loin
- Créer un type de rendez-vous : régler la limite de modification, le prix et les autres options.
- Prise de rendez-vous : vue d’ensemble : voir l’écran Bookings et tous les e-mails envoyés.
- Publier la page de réservation : voir comment le client déplace ou annule une réservation.