HappenBoard Pro peut publier un message dans un canal Slack quand quelqu’un s’inscrit à un événement, annule ou fait son check-in. Votre équipe le voit là où elle échange déjà, sans ouvrir WordPress.
Les notifications Slack demandent HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Créer un webhook entrant dans Slack
Un webhook entrant est une adresse que Slack vous fournit pour publier dans un canal précis.
- Dans WordPress, allez dans HappenBoard → Integrations et cliquez sur Configure sur la carte Slack (Pro).
- Cliquez sur Create one in Slack. Le guide de Slack s’ouvre : suivez son lien pour créer une application, donnez-lui un nom comme « HappenBoard » et choisissez votre espace de travail.
- Dans les réglages de l’application, ouvrez Incoming Webhooks et activez Activate Incoming Webhooks.
- Cliquez sur Add New Webhook to Workspace, choisissez le canal et cliquez sur Authorize. Pour un canal privé, vous devez en être membre.
- Copiez la nouvelle adresse sous Webhook URLs for Your Workspace. Elle commence par
https://hooks.slack.com/services/.
Traitez cette adresse comme un mot de passe : toute personne qui la connaît peut publier dans votre canal.
Relier Slack à HappenBoard
- De retour dans la carte Slack (Pro), collez l’adresse dans Incoming Webhook URL.
- Sous Subscribed events, cochez les messages voulus (voir plus bas).
- Cliquez sur Save changes. HappenBoard refuse toute adresse qui n’est pas un webhook entrant Slack et explique pourquoi.
- Cliquez sur Test ping. Un message de test portant le nom de votre site apparaît dans le canal. Le test utilise l’adresse enregistrée : enregistrez d’abord.
Dès qu’une adresse et au moins un événement sont enregistrés, la carte affiche Active. Pour arrêter tous les messages, videz Incoming Webhook URL et enregistrez.
Choisir les messages
| Événement | Message envoyé quand | Par défaut |
|---|---|---|
| RSVP created | Quelqu’un s’inscrit avec le formulaire d’inscription ou obtient un billet, gratuit ou payant. | Coché |
| RSVP cancelled | Un participant annule avec le lien de son e-mail, ou un remboursement annule une inscription payante. Une annulation faite par votre équipe sur l’écran Participants n’est pas publiée. | Non coché |
| Attendee checked in | Un billet est scanné à l’entrée avec le check-in par QR code. | Coché |
| Check-in undone | Un scan fait par erreur est annulé à l’entrée. | Non coché |
Sur un site très actif, les messages d’inscription peuvent noyer un canal. Ne garder que Attendee checked in donne souvent à l’équipe ce dont elle a besoin le jour J.
Ce que contient un message
- Nouvelle inscription : le nom du participant (ou son e-mail s’il n’a pas donné de nom), son e-mail, l’événement et le nombre de places.
- Annulation : le participant, son e-mail et l’événement.
- Check-in : le participant, l’événement et l’heure du scan, dans le fuseau horaire de votre site.
- Check-in annulé : le participant, l’événement, la place quand la réservation en compte plusieurs, et l’heure.
Chaque message se termine par un bouton View event qui ouvre la page de l’événement sur votre site.
Les messages affichent l’adresse e-mail des participants : publiez-les dans un canal privé si beaucoup de monde lit votre canal d’équipe.
Bon à savoir
- Les messages vont dans le canal pour lequel l’adresse a été créée. Pour un autre canal, créez un second webhook dans Slack : HappenBoard ne garde qu’une adresse à la fois, la nouvelle remplace donc l’ancienne.
- Les messages partent en arrière-plan juste après l’événement : les visiteurs n’attendent jamais. Slack a cinq secondes pour répondre, et un message en échec n’est pas renvoyé.
- Ce que tapent les participants s’affiche en texte brut : un nom ne peut pas notifier tout votre canal.
- Rien n’est envoyé aux participants. Pour transmettre des données à un autre outil plutôt qu’à des personnes, utilisez les webhooks sortants.
Pour aller plus loin
- Les webhooks sortants : envoyer les mêmes moments vers Zapier, Make ou votre CRM.
- Notifications WhatsApp : écrire à vos participants plutôt qu’à votre équipe.
- Le check-in par QR code : les scans à l’origine des messages de check-in.