HappenBoard Pro peut garder vos événements et un calendrier Outlook ou Microsoft 365 alignés. Les événements que vous publiez sur votre site apparaissent dans Outlook, et ceux ajoutés dans Outlook arrivent sur votre site en brouillon, pour que vous les relisiez.
La même configuration permet à chaque personne qui reçoit des rendez-vous de connecter son propre calendrier Outlook : ses heures occupées ne sont plus proposées à la réservation.
La synchronisation Outlook Calendar demande HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- HappenBoard Pro installé et actif.
- Un compte Microsoft qui peut modifier le calendrier à utiliser et se connecter au centre d’administration Microsoft Entra.
- Un site en https. Microsoft refuse une adresse de connexion en http.
- Un compte administrateur. L’écran Integrations est réservé aux comptes qui ont la permission de gérer les intégrations, les administrateurs par défaut (voir rôles et permissions).
Déclarer une application chez Microsoft
HappenBoard dialogue avec Microsoft par une application que vous déclarez une seule fois dans Microsoft Entra.
- Allez dans HappenBoard → Integrations et cliquez sur Configure sur la carte Outlook Calendar (Pro). Gardez cet onglet ouvert.
- Dans la carte, cliquez sur Register a new app in Entra ID (Azure AD). Microsoft ouvre le formulaire d’inscription d’une application.
- Donnez un Nom à l’application. Sous Types de comptes pris en charge, choisissez l’option qui accepte toutes les organisations et les comptes Microsoft personnels. Elle convient aussi bien à un compte Outlook.com qu’à un compte professionnel.
- Cliquez sur Inscrire. Sur la page Vue d’ensemble, copiez l’ID d’application (client).
- Ouvrez Authentification, ajoutez un URI de redirection pour la plateforme Web, collez l’adresse de retour affichée à l’étape 3 de la carte (voir ci-dessous) et cliquez sur Configurer.
- Ouvrez Certificats & secrets, cliquez sur Nouveau secret client, choisissez la durée la plus longue proposée et cliquez sur Ajouter. Copiez tout de suite la Valeur : Microsoft ne l’affiche plus ensuite. L’ID de secret à côté ne sert pas ici. Notez la date d’expiration : à cette date, la synchronisation s’arrête jusqu’à ce que vous colliez un nouveau secret (voir plus bas).
- Ouvrez Autorisations d’API, cliquez sur Ajouter une autorisation, puis sur Microsoft Graph et Autorisations déléguées. Cochez Calendars.ReadWrite, offline_access et User.Read. Si des hôtes connecteront leur propre calendrier, cochez aussi Calendars.ReadBasic. Cliquez sur Ajouter des autorisations.
La carte affiche l’adresse de retour exacte à enregistrer (l’URI de redirection). Copiez-la depuis la carte : Microsoft compare les adresses caractère par caractère. C’est l’adresse de votre site suivie de /wp-json/happenboard/v1/pro/calendar/outlook/callback :
https://example.com/wp-json/happenboard/v1/pro/calendar/outlook/callbackSi Réglages → Permaliens est sur « Simple », c’est plutôt https://example.com/index.php?rest_route=/happenboard/v1/pro/calendar/outlook/callback.
Connecter votre compte Microsoft
- De retour dans la carte Outlook Calendar (Pro), collez l’ID dans Application (client) ID et la valeur copiée dans Client secret.
- Laissez Tenant sur
common. Si vous avez choisi à l’étape 3 une application réservée à votre organisation, saisissez plutôt le domaine de votre organisation ou son ID de l’annuaire (locataire). - Cliquez sur Save credentials.
- Cliquez sur Authorize with Microsoft, connectez-vous avec le compte propriétaire du calendrier et acceptez.
- Microsoft vous ramène sur la carte. Un message confirme Outlook connected. et la carte affiche Connected as avec l’adresse du compte.
Si vous refusez, ou si Microsoft renvoie une erreur, le message l’indique. La connexion seule n’envoie encore rien.
Modifier les identifiants ou renouveler le secret
Une fois les identifiants enregistrés, la carte masque leurs champs. Deux liens permettent de les changer :
- Replace client secret : collez la Valeur d’un nouveau secret et cliquez sur Save secret. Les autres valeurs et la connexion restent telles quelles. Faites-le avant l’expiration du secret actuel : dans Entra, ouvrez Certificats & secrets, cliquez sur Nouveau secret client et copiez sa Valeur.
- Reset credentials : après confirmation, supprime l’ID d’application et le secret enregistrés, remet Tenant sur
common, et la carte les redemande. Ce lien s’affiche tant qu’aucun compte n’est connecté. Pour changer l’application d’un site connecté, cliquez d’abord sur Disconnect.
Les hôtes qui ont connecté leur propre calendrier (voir plus bas) devront le reconnecter si vous passez à une autre application.
Choisir le calendrier et activer la synchronisation
| Réglage | Rôle | Par défaut |
|---|---|---|
| Target calendar | Le calendrier Outlook dans lequel HappenBoard écrit et qu’il relit. Seuls les calendriers que vous pouvez modifier sont proposés. Le principal porte la mention (default). | Aucun |
| Sync events to Outlook | Lance la synchronisation dans les deux sens. Disponible une fois un calendrier choisi. | Désactivé |
| Also import invitations | Désactivé : seuls les événements créés par ce compte reviennent sur votre site, donc personne ne peut y ajouter un événement en envoyant une invitation. Activé : les invitations sont aussi importées, en brouillon. | Désactivé |
Utilisez un calendrier réservé au site plutôt que votre calendrier principal : ce que vous ajoutez dans le calendrier cible revient sur votre site en brouillon.
Ce qui est synchronisé, et quand
De votre site vers Outlook :
- Un événement part à chaque enregistrement, s’il est publié et sans mot de passe. Les brouillons et les événements privés restent sur votre site.
- Les événements publiés avant l’activation partent au prochain enregistrement.
- Outlook reçoit le titre, la description avec un lien vers la page de l’événement, le lieu, les dates et, pour un événement récurrent, sa règle de répétition. Une date annulée ou déplacée dans une série n’est pas envoyée : Outlook l’affiche toujours à son heure habituelle.
- Mettre un événement à la corbeille marque sa copie Outlook comme annulée. Le supprimer définitivement efface la copie.
- Si Outlook ne peut pas prendre une modification à cause d’un problème passager, comme une absence de réponse ou un serveur surchargé, HappenBoard réessaie 5, 15, 60 puis 240 minutes plus tard. Les autres erreurs ne sont pas retentées : corrigez la cause, puis enregistrez de nouveau l’événement.
D’Outlook vers votre site, toutes les 15 minutes :
- Un nouvel événement arrive en brouillon sur l’écran Événements. La première vérification couvre de 90 jours en arrière à environ deux ans en avant.
- Une série récurrente arrive comme un seul événement avec sa règle de répétition. Les dates modifiées une à une dans Outlook ne sont pas importées.
- Les événements marqués privés dans Outlook ne sont jamais importés.
- Une modification faite dans Outlook met à jour l’événement correspondant, sans jamais le publier ni le dépublier.
- Un événement annulé ou supprimé dans Outlook est marqué comme annulé sur votre site, pas supprimé.
Si un événement a changé des deux côtés entre deux vérifications, la modification la plus récente l’emporte.
Vérifier que la synchronisation fonctionne
Une fois la synchronisation activée, la carte affiche une section Sync activity : la dernière vérification et le nombre de changements reçus, ou son erreur. Les modifications encore en échec après toutes les nouvelles tentatives y sont listées ; enregistrer l’événement à nouveau relance un essai.
- Pull now interroge Outlook tout de suite.
- Force full resync relit tout le calendrier à la prochaine vérification. Gardez-le pour le cas où les deux côtés semblent décalés.
Déconnecter Outlook
Cliquez sur Disconnect en bas de la carte et confirmez. HappenBoard efface l’accès qu’il avait enregistré, arrête la synchronisation et oublie quel événement Outlook correspond à quel événement du site. Les événements déjà présents dans Outlook y restent, mais ne sont plus mis à jour.
Microsoft ne permet pas à HappenBoard de retirer lui-même son accès. Pour le retirer aussi côté Microsoft, supprimez l’application des autorisations d’applications de votre compte Microsoft.
Si vous reconnectez plus tard le même calendrier, HappenBoard ne reconnaît pas les anciennes copies : supprimez-les d’abord dans Outlook, ou choisissez un autre calendrier.
Bloquer les heures occupées des hôtes
Si vous proposez des rendez-vous, chaque hôte peut connecter son propre calendrier Outlook, en lecture seule. La page de réservation ne propose plus les heures où il est occupé. Il faut pour cela l’autorisation Calendars.ReadBasic de l’étape 7.
- L’hôte ouvre son propre profil (Comptes → Profil) et trouve la section Booking calendar.
- En face de Microsoft Outlook, il clique sur Connect et accepte.
HappenBoard ne lit que le début, la fin et la disponibilité des événements de l’hôte, jamais leur objet. Un événement affiché comme libre ou comme « travail ailleurs » ne bloque pas de créneau.
Utiliser Google et Outlook ensemble
Vous pouvez activer en même temps la synchronisation Google Calendar : chaque intégration a sa propre application, son compte et son calendrier. Avec les deux, un événement publié part dans les deux calendriers. Un hôte peut aussi connecter les deux : une heure occupée dans l’un ou l’autre bloque le créneau.
En cas de problème
- AADSTS50011 : l’URI de redirection enregistré dans Entra diffère de celui que HappenBoard envoie. La carte affiche le bon sous Authorize with Microsoft : copiez-le dans Authentification dans Entra.
- Sync activity indique Last pull failed et plus rien ne se synchronise : le secret client a peut-être expiré. Créez-en un nouveau dans Entra et collez-le avec Replace client secret.
- Microsoft demande l’approbation d’un administrateur : votre organisation encadre les applications. Un administrateur ouvre Autorisations d’API dans Entra et clique sur Accorder un consentement d’administrateur.
- Un événement manque dans Outlook : vérifiez qu’il est publié sans mot de passe, puis enregistrez-le à nouveau.
- Rien ne revient d’Outlook : les vérifications reposent sur les tâches planifiées de WordPress. Voir Santé et maintenance.
Pour aller plus loin
- Le flux iCal : permettre de s’abonner à vos événements sans connecter de compte.
- Définir vos disponibilités : les horaires que le calendrier connecté d’un hôte vient ensuite réduire.
- L’écran Calendrier d’administration : voir les événements venus d’Outlook à côté des vôtres.
- Hooks synchronisation, webhooks et contrôle d’accès : pour les développeurs qui veulent modifier ce qui est envoyé.