HappenBoard écrit à vos participants à chaque étape de leur inscription : une confirmation, un rappel avant leur date, et un message quand leur date ou leur inscription change. Vous réglez l’heure du rappel et l’expéditeur dans HappenBoard → Settings → Email.
Les e-mails reçus par les participants
| Quand il part | Désactivable | |
|---|---|---|
| Confirmation | Juste après une inscription via le formulaire d’inscription, et après un achat de billet avec HappenBoard Pro. | Oui |
| Sortie de liste d’attente | Quand vous passez quelqu’un de Waitlist à Going. C’est la confirmation, qui commence par annoncer qu’une place s’est libérée. | Oui, avec la confirmation |
| Rappel | Un nombre d’heures choisi avant le début de sa date. | Oui |
| Nouvelle date | Quand vous déplacez la personne sur une autre date, ou quand vous changez la date ou l’heure à laquelle elle est inscrite. | Non, mais vous pouvez l’éviter lors d’un déplacement |
| Date annulée | Quand sa date est annulée ou retirée de la série. | Non |
| Inscription annulée | Quand la personne annule avec son lien, ou quand vous annulez son inscription. | Non |
Seules les personnes au statut Going reçoivent la confirmation, le rappel et les e-mails de date. Le rappel, les e-mails de date et l’e-mail d’annulation ne partent pas pour une date déjà commencée.
Ce que contient chaque e-mail
La confirmation et le rappel saluent la personne par son nom et indiquent :
- When : la date et l’heure de sa date, dans le fuseau horaire de votre site. Le fuseau est nommé après l’heure (par exemple « Paris time, UTC+2 »), pour qu’une personne à l’étranger sache de quelle heure il s’agit ;
- Where : le nom et l’adresse du lieu, si l’événement en a un ;
- un bouton View event details qui ouvre la page de l’événement sur sa date ;
- un lien personnel pour annuler son inscription.
La confirmation joint aussi un fichier de calendrier (.ics) pour sa date, qui l’ajoute à son agenda. Avec HappenBoard Pro, elle contient en plus un QR code de check-in et un billet PDF.
L’e-mail de nouvelle date donne la nouvelle date, celle qu’elle remplace, un fichier de calendrier et le lien d’annulation. L’e-mail de date annulée indique que la date n’aura pas lieu, que l’organisateur reprendra contact, et renvoie vers les autres dates s’il y en a.
Activer les e-mails et régler le rappel
- Allez dans HappenBoard → Settings → Email.
- Dans la carte Notifications, réglez les options ci-dessous.
- Cliquez sur Save.
| Réglage | Effet | Par défaut |
|---|---|---|
| Send confirmation email on RSVP / ticket purchase | Envoie la confirmation et l’e-mail de sortie de liste d’attente. | Activé |
| Send reminder email before each event | Envoie le rappel. Le désactiver arrête aussi les rappels pas encore partis. | Activé |
| Send reminder hours before start | Délai entre le rappel et le début de la date, de 1 à 168 heures (une semaine). Visible quand les rappels sont activés. | 24 |
Gardez les confirmations activées : elles portent le lien d’annulation, et sans elles les participants ne le reçoivent qu’avec le rappel.
Comment partent les rappels
HappenBoard cherche toutes les 15 minutes les rappels à envoyer, et envoie chacun une seule fois.
- Une personne inscrite après l’heure du rappel (deux heures avant l’événement avec un réglage de 24 h, par exemple) ne reçoit que la confirmation.
- Si sa date change, le rappel suit la nouvelle heure. Si elle annule, ou si sa date est supprimée, aucun rappel ne part.
- Un nouveau délai s’applique aux rappels pas encore envoyés.
Ces vérifications passent par les tâches planifiées de WordPress, qui ont besoin de visites pour s’exécuter. Sur un site peu fréquenté, les rappels peuvent partir en retard. HappenBoard → Settings → Health indique si les tâches planifiées tournent à l’heure, comme l’explique santé et maintenance.
Choisir l’expéditeur
La carte Sender identity propose trois champs facultatifs :
| Réglage | Effet | Si vide |
|---|---|---|
| From name | Le nom affiché dans la boîte de réception. Utilisé seulement si From email est rempli. | Le titre de votre site |
| From email | L’adresse d’expédition. | WordPress ou votre extension d’e-mail décide |
| Reply-To | L’adresse qui reçoit les réponses. | L’e-mail de l’organisateur de l’événement, s’il y en a un |
Utilisez une adresse From email de votre propre domaine, ou une extension d’envoi (SMTP). Beaucoup d’hébergeurs refusent d’envoyer un e-mail qui prétend venir d’un domaine qu’ils ne gèrent pas, et il finit souvent en spam.
La langue des e-mails
Sur un site traduit avec WPML ou Polylang, chaque e-mail part dans la langue de la page où la personne s’est inscrite. Il faut pour cela que HappenBoard soit traduit dans cette langue. Voir sites multilingues. HappenBoard Pro peut aussi utiliser une langue choisie par chaque participant.
Ce qui n’est pas envoyé
- Vous n’êtes pas prévenu par e-mail quand quelqu’un s’inscrit ou annule. Consultez l’écran des participants, ou utilisez les notifications Slack de HappenBoard Pro.
- Rien n’est envoyé quand vous passez quelqu’un en Waitlist ou en Declined.
- Les rendez-vous ont leurs propres e-mails, décrits dans la vue d’ensemble de la prise de rendez-vous. Les alertes destinées à l’hôte et à l’administrateur ont leur propre interrupteur sur cet écran : Email the host and the site admin about bookings.
L’apparence de tous les e-mails (couleur, logo, pied de page) se règle une fois pour toutes dans l’apparence des e-mails.
Pour aller plus loin
- Personnaliser l’apparence des e-mails : ajouter votre logo et vos couleurs, prévisualiser chaque e-mail.
- Gérer les participants : les changements de statut qui envoient un e-mail.
- Annulation d’une inscription par le participant : ce qui se passe quand une personne utilise son lien.
- E-mails dans la langue du participant : une langue par participant avec Pro.