Depuis l’écran Orders, vous pouvez rendre son argent à un acheteur. Remboursez toute la commande ou une partie seulement, et choisissez les billets à annuler : leurs places sont remises en vente.
L’argent repart par Stripe, vers le moyen de paiement utilisé par l’acheteur.
Le remboursement depuis l’écran Orders fait partie de HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- Il vous faut la permission de rembourser les commandes. Les administrateurs l’ont, les éditeurs non. Voir Rôles et permissions Pro.
- La commande a été payée avec Stripe, et votre clé secrète Stripe est enregistrée dans HappenBoard → Settings → Stripe. Voir configurer Stripe.
- Une commande passée via WooCommerce se rembourse dans WooCommerce (voir plus bas).
Rembourser une commande
- Allez dans HappenBoard → Orders et retrouvez la commande. Le tableau de bord Commandes explique la recherche et les onglets.
- Ouvrez le menu d’actions de la ligne et choisissez Refund order. Vous pouvez aussi ouvrir la commande avec View order puis cliquer sur Refund….
- Dans la fenêtre Refund this order, cochez les billets à annuler. Chaque ligne indique « Cancel [nom du billet] and release its seats ».
- Vérifiez le montant (Amount to refund). Il reprend ce qui reste sur les billets cochés, ou tout ce qui reste sur la commande si rien n’est coché.
- Modifiez le montant si besoin : baissez-le pour garder des frais d’annulation, ou montez-le jusqu’à ce qui reste sur la commande.
- Cliquez sur le bouton rouge. Il annonce ce qu’il va faire, par exemple « Refund €40.00 and release 2 seats », ou « Refund €10.00 » quand aucun billet n’est annulé.
Un message confirme le remboursement, et la commande affiche aussitôt ses nouveaux montants Refunded et Left to refund.
Le remboursement passe par Stripe immédiatement et déplace de l’argent réel. Il ne peut pas être annulé depuis votre site. Les commandes se remboursent une par une.
Ce que change le remboursement
- Les billets cochés sont annulés. Leurs places reviennent au type de billet et peuvent être achetées par d’autres personnes.
- Un billet dont le prix est remboursé en entier est aussi annulé, même si vous ne l’avez pas coché.
- Les autres billets gardent leurs places. Un geste commercial de quelques euros n’annule personne.
- L’acheteur reçoit l’e-mail d’annulation habituel pour chaque billet annulé.
- Le remboursement apparaît dans l’historique d’activité du participant, et dans le chiffre Refunded de l’écran Orders.
Chaque ligne d’une commande correspond à un type de billet avec toutes ses places. Vous ne pouvez pas annuler une seule place d’une ligne qui en compte trois : cochez la ligne pour annuler les trois, ou remboursez un montant en laissant les places telles quelles.
Les remboursements faits dans le tableau de bord Stripe
Vous pouvez aussi rembourser un paiement directement dans votre tableau de bord Stripe. Quand Stripe en informe votre site, HappenBoard l’enregistre sur la commande :
- un remboursement total annule tous les billets de la commande et libère leurs places ;
- un remboursement partiel est réparti sur les billets de la commande. Seul un billet qu’il rembourse en entier est annulé, les autres gardent leurs places.
Votre site apprend ces remboursements par le webhook Stripe, l’adresse que Stripe appelle pour signaler les paiements. Si un remboursement fait dans Stripe n’apparaît pas sur la commande, vérifiez d’abord ce webhook.
Quand l’acheteur a annulé le premier
Un acheteur qui annule lui-même sa place n’est pas remboursé pour autant. La commande passe en Cancelled, mais l’argent est toujours dessus : Refund order reste donc disponible. Dans le formulaire, ces billets indiquent « Refund [nom du billet] (already cancelled) ».
Les commandes WooCommerce
Une commande passée via WooCommerce se rembourse dans WooCommerce, pas dans l’écran Orders. Passer la commande en Remboursée ou Annulée annule ses billets et libère les places. Un remboursement partiel fait dans WooCommerce est enregistré mais n’annule personne. Le guide WooCommerce donne le détail.
En cas de problème
- Pas d’action Refund order : vous n’avez pas la permission de rembourser, la commande n’a plus rien à rembourser, ou ses billets étaient gratuits.
- « Stripe is not configured. » : enregistrez votre clé secrète Stripe dans HappenBoard → Settings → Stripe.
- Le bouton reste grisé et le champ indique « That is more than is left » : baissez le montant.
- « Another refund of this order is being recorded. Try again in a moment. » : patientez quelques secondes, puis cliquez à nouveau.
- « Refund of … issued; Stripe is still processing it. » : rien à faire. Le remboursement est enregistré, et Stripe le termine de son côté.
- Stripe a refusé le remboursement : le message dit pourquoi, par exemple que la clé secrète n’a pas été acceptée. Pour les autres erreurs, le détail se trouve dans le journal d’erreurs PHP de votre site.
Pour aller plus loin
- Le tableau de bord Commandes : suivre vos ventes et vos remboursements.
- Configurer Stripe : vérifier les clés et le webhook dont dépendent les remboursements.
- Annulation d’une inscription par le participant : ce qui se passe quand un acheteur annule lui-même.