HappenBoard Pro peut importer des participants depuis un fichier CSV, pour les inscriptions recueillies ailleurs : un tableur, un formulaire sur un autre site, une liste papier. Chaque ligne est enregistrée comme le serait une inscription, après un aperçu qui montre ce qui sera importé.
L’import de participants nécessite HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- Il vous faut la permission de gérer les participants. Les administrateurs et les éditeurs l’ont par défaut.
- L’événement doit être publié et encore ouvert aux inscriptions : ni annulé, ni reporté, ni passé.
- Notez l’identifiant de l’événement. Sur l’écran Événements, affichez la colonne ID dans les options d’affichage, puis cliquez sur un identifiant pour le copier.
Préparer votre fichier
Votre fichier doit avoir une ligne d’en-tête. Les noms de colonnes peuvent être en majuscules ou en minuscules. Sans colonne email ou event_id, tout le fichier est refusé.
| Colonne | Contenu | Obligatoire |
|---|---|---|
email | L’adresse e-mail du participant. | Oui |
display_name (ou name) | Le nom du participant, 100 caractères au plus. | Oui |
event_id | L’identifiant numérique de l’événement. | Oui |
quantity | Le nombre de places. | Non, 1 par défaut |
status | going, waitlist, cancelled ou declined. Seul going occupe des places. | Non, going par défaut |
Toute autre colonne est lue comme la réponse au champ d’inscription qui porte la même clé (voir Créer des champs personnalisés). Les réponses sont vérifiées comme dans le formulaire d’inscription : un champ obligatoire laissé vide bloque la ligne. Les colonnes qui ne correspondent à aucun champ sont ignorées.
Les fichiers enregistrés depuis Excel fonctionnent tels quels. Le séparateur peut être une virgule, un point-virgule ou une tabulation, et les noms accentués sont bien lus.
Un fichier peut peser jusqu’à 2 Mo. Un import lit jusqu’à 5 000 lignes : les suivantes sont ignorées, et le rapport le signale. Découpez une liste plus longue en plusieurs fichiers.
Cliquez sur Download template dans la fenêtre d’import. Vous obtenez un petit fichier d’exemple avec la bonne ligne d’en-tête et trois lignes types. Remplacez les identifiants d’événement de l’exemple par les vôtres.
Importer le fichier
- Allez dans HappenBoard → Attendees et cliquez sur Import, à côté de Export.
- Dans la fenêtre Import attendees from CSV, choisissez votre fichier.
- Cochez les options utiles (voir plus bas).
- Cliquez sur Analyze file. Chaque ligne est vérifiée, mais rien n’est encore enregistré.
- Lisez les trois compteurs : Will import, Duplicates (skipped) et Errors.
- En cas d’erreurs, ouvrez la liste sous les compteurs. Chaque ligne indique le numéro de ligne dans votre fichier et la raison. Corrigez le fichier, choisissez-le de nouveau et relancez l’analyse.
- Cliquez sur le bouton d’import, qui indique combien de participants il va créer, par exemple Import 42 attendees.
Un résumé indique ensuite combien de participants ont été importés, combien de doublons ont été écartés et combien de lignes ont échoué. Cliquez sur Close : la liste se met à jour.
Les deux options
Elles sont désactivées par défaut. En changer une efface l’aperçu : cliquez de nouveau sur Analyze file.
- Comp these attendees : inscrit les participants même sur un événement qui vend des billets payants, et même au-delà de la capacité d’un événement complet. Laissez-la désactivée pour n’importer que les personnes qu’une inscription normale accepterait.
- Email each attendee their confirmation : envoie à chaque nouveau participant Going l’e-mail de confirmation, avec son QR code et son billet PDF. Sans elle, l’import n’envoie aucune confirmation.
Les règles appliquées à chaque ligne
Chaque ligne passe par les mêmes contrôles que le formulaire d’inscription public. Une ligne Going doit tenir dans la capacité de l’événement, sauf si vous l’offrez avec Comp these attendees. Un événement qui vend des billets payants refuse les inscriptions gratuites, sauf avec cette même option.
L’aperçu vérifie chaque ligne isolément. Des lignes qui ne remplissent l’événement qu’ensemble sont refusées lors de l’import réel, pas dans l’aperçu.
Pour un événement récurrent, chaque ligne est inscrite à la date que la page de l’événement affiche à ce moment : la date en cours, sinon la suivante. Le fichier ne permet pas de choisir la date. Utilisez ensuite Change date dans le panneau du participant si besoin.
La gestion des doublons
Une ligne est écartée comme doublon quand l’événement a déjà un participant avec le même e-mail, au statut Going ou Waitlist. Majuscules et minuscules ne comptent pas, et pour un événement récurrent la vérification se fait par date. Le même e-mail présent deux fois pour un même événement dans votre fichier compte aussi comme doublon.
Vous pouvez donc importer deux fois le même fichier sans inscrire personne en double. Un participant annulé ou refusé n’empêche pas une nouvelle inscription de la même personne.
Ce que déclenche un participant importé
Les personnes importées sont des participants comme les autres. Elles apparaissent dans la liste des participants, et celles au statut Going occupent des places et ont un QR code valide. Vous pouvez imprimer leurs badges, et leur historique d’activité commence par une entrée Registered.
- Aucun e-mail de confirmation ne part sans l’option Email each attendee their confirmation.
- Les rappels ne sont pas bloqués. Si les rappels sont activés, les participants importés Going les reçoivent comme les autres.
- Vos intégrations sont prévenues de chaque nouveau participant comme pour toute inscription : webhooks sortants, Slack, MailerPress et WhatsApp.
Pour aller plus loin
- Gérer les participants : travailler sur la liste une fois les lignes importées.
- Imprimer des badges : imprimer les badges des personnes importées.
- Import/export CSV et sauvegarde des réglages : importer et exporter le reste de vos données.