Une ressource partagée, c’est ce dont plusieurs types de rendez-vous ont besoin : une salle de soin, un vidéoprojecteur, un véhicule. Vous la déclarez une fois et vous l’associez aux types de rendez-vous qui l’utilisent. HappenBoard cesse alors de proposer un créneau dès que la ressource est prise, quelle que soit la prestation qui l’a réservée.
Les ressources partagées demandent HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
À quoi ça sert
Imaginons une consultation d’une heure et un atelier de deux heures, dans la même salle. Chaque type de rendez-vous a ses propres horaires et ignore l’autre. Une fois la consultation réservée à 10 h, l’atelier reste donc proposé à 10 h.
Créez une ressource pour la salle et associez-la aux deux types de rendez-vous. Dès que la salle est prise à 10 h, ce créneau disparaît des deux.
Créer une ressource
- Allez dans HappenBoard → Bookings → Resources. L’écran s’intitule Shared resources.
- Cliquez sur New resource.
- Saisissez un Name, par exemple Salle 1. Les clients le voient quand ils choisissent eux-mêmes une ressource.
- Renseignez Quantity (pool size) : le nombre d’exemplaires identiques dont vous disposez. Une salle, c’est 1 ; quatre vidéoprojecteurs identiques, c’est 4.
- Laissez Status sur Active.
- Sous Used by booking types, cochez chaque type de rendez-vous qui l’utilise. Seuls les types de rendez-vous publiés apparaissent.
- Cliquez sur Save. Le bouton reste grisé tant que la ressource n’a pas de nom.
HappenBoard compte combien d’exemplaires sont libres, pas lesquels. Pour des éléments qui ne sont pas interchangeables, comme deux salles de tailles différentes, créez une ressource pour chacun.
La liste affiche chaque ressource avec ses exemplaires, ses règles de disponibilité et ses types de rendez-vous. Une ressource marquée not linked to any booking type ne bloque rien.
Choisir comment un type de rendez-vous utilise ses ressources
Chaque type de rendez-vous associé à une ressource apparaît sous How each service uses them. Choisissez son réglage Resources, puis cliquez sur le bouton Save de cette ligne.
- Each booking uses every resource (par défaut) : un rendez-vous retient toutes les ressources associées au type, comme un massage a besoin de la salle et de la table.
- The customer picks one : un rendez-vous ne retient qu’une des ressources associées. Dans What the choice is called, nommez ce choix pour la page de réservation, par exemple Salle ou Kayak. Laissé vide, il s’affiche Resource.
Quand le client choisit et qu’au moins deux ressources actives sont associées, la page de réservation propose un choix. Il liste Any available (n’importe laquelle) et les ressources libres au créneau choisi. Si la ressource choisie est prise entre-temps, le client doit en choisir une autre. La ressource retenue figure dans les e-mails du rendez-vous et dans une colonne Resource de l’écran Bookings.
Comment un créneau est bloqué
HappenBoard calcule les créneaux à partir de vos disponibilités, comme d’habitude. Il retire ensuite un créneau quand une ressource associée est entièrement prise, ou fermée par ses propres règles de disponibilité. Il compte les rendez-vous de tous les types qui partagent la ressource.
- Un type de rendez-vous qui utilise toutes ses ressources ne garde un créneau que si toutes sont libres.
- Un type où le client choisit garde un créneau tant qu’au moins une est libre.
Un rendez-vous retient sa ressource quand il est confirmé, terminé, en attente de paiement ou de votre validation. Deux clients ne peuvent donc pas prendre la dernière salle pendant que l’un d’eux est encore en train de payer.
Chaque rendez-vous occupe un exemplaire. Un pool de quatre permet quatre rendez-vous en même temps, tous types de rendez-vous confondus.
Fermer une ressource à certains moments
Par défaut, une ressource est réservable chaque fois que ses types de rendez-vous le sont. Pour la fermer à certains moments, cliquez sur Availability à côté d’elle. Dans la fenêtre When … is available, ajoutez des Exceptions avec le même éditeur de règles que les disponibilités des hôtes : une salle fermée pour travaux, une camionnette au garage.
Pour ne proposer une ressource qu’en saison, ajoutez une règle qui la ferme toute l’année, puis une règle qui ouvre la saison avec une priorité plus élevée.
Ignorer une ressource dont les rendez-vous n’ont plus besoin
Cliquez sur Edit, réglez Status sur Ignored (bookings no longer need it), puis cliquez sur Save. La liste marque alors la ressource Ignored: not offered or counted.
Une ressource ignorée n’est plus du tout prise en compte. Elle ne bloque aucun créneau et les clients ne peuvent pas la choisir : ses types de rendez-vous se réservent comme si elle n’était pas associée. Ses associations et ses règles de disponibilité sont conservées : il suffit de la repasser en Active si vous en avez de nouveau besoin.
Ignorer une ressource n’empêche pas de réserver ses types de rendez-vous. Pour la fermer un temps, pour des travaux ou des congés, laissez-la en Active et ajoutez plutôt une exception de disponibilité. Et sur un type où le client choisit, si toutes les ressources associées sont ignorées, plus aucun créneau n’est proposé.
Modifier ou supprimer une ressource
Edit rouvre le même formulaire. Réduire la taille du pool n’annule aucun rendez-vous : cela limite seulement ce qui est proposé ensuite.
Delete demande confirmation, puis supprime la ressource, ses associations et ses règles de disponibilité. Les rendez-vous déjà pris sont conservés. Un rendez-vous qui retenait la ressource supprimée compte alors pour toutes les ressources que son type de rendez-vous associe encore.
Qui peut gérer les ressources
Gérer les ressources demande une permission dédiée, que les administrateurs et les éditeurs ont par défaut. L’entrée Resources du menu n’apparaît que pour les personnes qui l’ont. Voir rôles et permissions Pro.
Pour aller plus loin
- Prise de rendez-vous : vue d’ensemble : comment s’articulent types de rendez-vous, disponibilités et réservations.
- Définir vos disponibilités : les horaires qui déterminent les créneaux avant le filtre des ressources.
- Paiements, acomptes et règles de prix des rendez-vous : encaisser le paiement pendant que la ressource est retenue.
- Publier la page de réservation : mettre en ligne le type de rendez-vous et son choix de ressource.