HappenBoard peut copier vos événements depuis The Events Calendar, Events Manager, Sugar Calendar, EventKoi et Amelia. Les données de votre ancienne extension sont seulement lues : rien n’y est modifié ni supprimé.
L’ancienne extension n’a pas besoin d’être active. HappenBoard lit ses données directement dans la base, vous pouvez donc la désactiver d’abord, vérifier votre site, puis migrer quand vous le souhaitez.
Avant de commencer
- Faites une sauvegarde de votre site. Une migration crée beaucoup de contenus d’un coup.
- Connectez-vous en administrateur. Par défaut, seuls les administrateurs peuvent lancer une migration.
- Gardez les données de l’ancienne extension. La désactiver ne pose aucun problème, la supprimer avec une option qui efface ses données, si.
Lancer une migration
- Allez dans HappenBoard → Settings → Migration. Le même écran correspond à l’étape 3 de l’assistant de configuration.
- Sous Import your events, cliquez sur l’extension que vous quittez. Chaque ligne indique son nombre d’événements.
- Lisez le tableau Available in the source : ce que HappenBoard a trouvé dans cette extension et peut copier, comme les événements, les lieux, les catégories et les participants.
- Cliquez sur Preview (dry run). HappenBoard parcourt tout sans rien écrire.
- Vérifiez le tableau de résultats. Il compte une ligne par type de contenu, avec les colonnes Would create, Skipped et Failed. En cas d’échec, ouvrez la liste des erreurs sous le tableau (par exemple View 3 errors) pour voir quel élément pose problème et pourquoi. Un événement arrivé avec une partie de sa récurrence en moins figure dans les avertissements (par exemple View 2 warnings), tout comme une réservation Events Manager qui n’a pu être placée sur aucune date.
- Cliquez sur Migrate for real.
- Laissez l’onglet ouvert jusqu’à la fin de la barre de progression. Les événements sont copiés par lots de 50, pour qu’un gros agenda ne dépasse pas la limite de temps de votre serveur.
Les catégories, les lieux et les organisateurs sont copiés en premier, pour que chaque événement puisse y être relié. Les participants viennent en dernier. Pour choisir une autre extension, cliquez sur Choose a different source.
Un premier test compte 0 participant à créer (et 0 lieu pour EventKoi). Ils sont rattachés à des événements qui n’existent qu’une fois créés par la vraie migration, et c’est elle qui les copie.
Ce qui est repris
| Extension | Ce qui est copié |
|---|---|
| The Events Calendar | Événements, lieux, organisateurs, catégories, et participants d’Event Tickets : RSVP, billets PayPal et billets Tickets Commerce. Chaque billet vaut une place, et les billets d’une même personne pour un événement arrivent en un seul participant avec autant de places. Une réponse RSVP négative (Not going) arrive en Declined. Un billet dont la commande a été remboursée ou n’a jamais abouti arrive en Cancelled. Les autres arrivent en Going. |
| Events Manager | Événements, emplacements (devenus des lieux), catégories et réservations (devenues des participants). Une réservation approuvée arrive en Going. Une réservation qui attend encore votre approbation ou un paiement arrive en Waitlist, tout comme une réservation sur la liste d’attente d’Events Manager : elle ne prend aucune place tant que vous ne la passez pas en Going. Quand Approbation nécessaire ? (Approval Required?) est réglé sur Non dans Events Manager, ses réservations en attente comptent comme approuvées et arrivent en Going. Une réservation refusée ou annulée, ou une place en liste d’attente expirée, arrive en Cancelled. |
| Sugar Calendar | Événements et catégories. Les participants demandent Sugar Calendar Pro et ne sont pas copiés. |
| EventKoi | Événements, calendriers (devenus des catégories), emplacements (devenus des lieux) et inscriptions, invités compris |
| Amelia (events) | Les événements seulement, pas les rendez-vous : emplacements, étiquettes (devenues des catégories) et réservations |
Chaque événement garde son titre, sa description, ses dates et son statut : un brouillon reste un brouillon. Les événements sur la journée entière le restent, et les images mises en avant sont reprises depuis The Events Calendar, Events Manager et Sugar Calendar. Les catégories restent rattachées à leurs événements, même quand l’ancienne extension est désactivée.
Seule The Events Calendar fournit des organisateurs. Les heures sont lues dans le fuseau horaire de votre site : un événement que l’ancienne extension a enregistré dans un autre fuseau garde son heure affichée (19 h reste 19 h).
Un événement Amelia à plusieurs périodes devient un événement HappenBoard par période, avec la date ajoutée au titre. Ses réservations restent rattachées à la bonne date.
Si HappenBoard Pro est actif, une migration depuis The Events Calendar reprend aussi les Additional Fields d’Events Calendar Pro. Ils deviennent des champs personnalisés, avec leurs valeurs.
Les événements récurrents
Les événements qui se répètent deviennent des règles de répétition pour trois sources :
- The Events Calendar : la première règle d’une série Events Calendar Pro ;
- Events Manager 7 et versions suivantes : ses Évènements récurrents (Recurring Events) et ses Évènements répétés (Repeating Events) ;
- Sugar Calendar.
Une série qui s’arrête à une date garde sa dernière date. Chaque date garde sa durée, même quand elle se termine le lendemain, comme du vendredi 10 h au samedi 16 h. Un schéma que HappenBoard ne sait pas exprimer, comme une liste de dates choisies à la main, arrive comme une date unique.
Les séries EventKoi et celles d’Events Manager 6 ou antérieur arrivent aussi comme une seule date (la première). Passez Events Manager en version 7 avant de migrer : il transforme ses anciennes séries en Évènements répétés (Repeating Events), qui arrivent comme des séries. Recréez les autres à la main ensuite.
Une date exclue d’une série Events Calendar Pro arrive comme une date annulée : elle reste absente de vos calendriers et de vos listes. Il en va de même pour les dates choisies sous Dates indisponibles (Unavailable Dates) dans une série Events Manager. Si une telle date a ses propres horaires, l’événement n’est annulé ce jour-là que si ses horaires les chevauchent, comme dans Events Manager. Les exclusions qui se répètent, comme « tous les lundis », ne sont pas reprises.
Une réservation faite dans Events Manager pour une date d’une série va sur la même date de la série HappenBoard. Une réservation pour une date que la série importée n’a pas n’est pas copiée. C’est le cas des dates d’un deuxième bloc Dates de l’évènement (Event Dates), ou quand la série est arrivée comme une seule date. Les avertissements listent chacune de ces réservations, avec la personne, l’événement et la date.
Pour The Events Calendar et Events Manager, le résultat nomme chaque série qui a perdu une partie de sa récurrence. Il peut s’agir de ses autres règles, de ses exclusions qui se répètent, ou de toute la récurrence quand elle arrive comme une seule date. Dans Events Manager, les autres règles sont les blocs Dates de l’évènement (Event Dates) ajoutés après le premier. Ouvrez les avertissements après l’aperçu pour savoir quelles séries vérifier après la vraie migration.
Relancer la migration
Relancer la même migration ne crée pas de doublons. Chaque événement, lieu et organisateur importé garde la trace de son origine : un second passage l’ignore au lieu de le dupliquer. Une catégorie de même identifiant (slug) est réutilisée.
Un participant déjà en Going ou en Waitlist avec le même e-mail à cet événement est ignoré. Une réservation ou un billet annulés, ou une réponse négative, sont ignorés dès que la personne figure déjà parmi les participants de cet événement, quel que soit son statut. Si une personne a plusieurs réservations ou réponses pour le même événement, une seule est importée : celle en Going s’il y en a une.
Dans une série, ces vérifications se font date par date. Un participant que vous avez annulé dans HappenBoard alors qu’il est toujours inscrit dans l’ancienne extension n’est pas ignoré : le passage suivant l’importe de nouveau.
Après une vraie migration, le bouton devient Run again. Vous pouvez donc ajouter quelques événements dans l’ancienne extension et migrer de nouveau. Si vous avez mis à la corbeille un événement importé, le passage suivant en importe une nouvelle copie.
Après la migration
- Vérifiez vos nouveaux événements sur l’écran Événements et dans le calendrier d’administration.
- Si vous venez d’Events Manager, ouvrez l’onglet Waitlist de l’écran des participants. Passez en Going les réservations que vous approuvez ou qui ont été payées.
- Sur vos pages, remplacez l’agenda de l’ancienne extension par les blocs HappenBoard.
- Désactivez l’ancienne extension quand tout vous convient. HappenBoard ne la désactive ni ne la supprime à votre place.
Les champs supplémentaires que l’ancienne extension stockait à sa manière ne sont pas repris, sauf le cas d’Events Calendar Pro décrit plus haut.
Si votre extension n’est pas dans la liste
Exportez-en un fichier de calendrier (.ics). Utilisez ensuite la ligne Import from a file du même écran, comme expliqué dans importer un fichier .ics. Vous pouvez aussi préparer un tableur et passer par l’import CSV de Settings → Tools.
En cas de problème
- L’extension n’apparaît pas : ses événements ne sont plus dans la base. L’écran cite alors les cinq extensions prises en charge et propose l’import de fichier.
- Des participants sont en échec : un participant sans adresse e-mail valide ne peut pas être importé. La liste des erreurs les nomme un par un.
- Un événement The Events Calendar ou Events Manager figure dans les avertissements : HappenBoard garde une seule règle de récurrence par événement et ne reprend que les exclusions d’une seule date. Vérifiez ses dates après la vraie migration. Ajoutez les dates manquantes comme événements séparés et, avec HappenBoard Pro, annulez les dates que l’ancienne extension excluait.
- Une réservation Events Manager figure dans les avertissements : elle portait sur une date que la série importée n’a pas, elle n’a donc pas été copiée. Ajoutez cette date comme événement séparé, comme ci-dessus, et prévenez la personne.
- Une inscription EventKoi est signalée pour une date non importée : seule la première date d’une série EventKoi est copiée, l’inscription est donc ajoutée à cette date.
- Le résultat indique que le passage s’est arrêté avant la fin de la source : cliquez sur Continue pour reprendre là où il s’est arrêté. Ce qui a déjà été copié est conservé.
Pour aller plus loin
- Importer un fichier .ics : quand vos événements viennent de Google, Outlook ou Apple Calendar.
- Import/export CSV et sauvegarde des réglages : ajouter des événements en masse depuis un tableur.
- Piloter HappenBoard en ligne de commande : lancer les migrations The Events Calendar, Events Manager et Sugar Calendar depuis le terminal.