Chaque événement HappenBoard est en présentiel, en ligne (virtuel) ou hybride (sur place et en ligne en même temps). Ce seul réglage change ce que l’éditeur vous demande et ce qu’affiche la page de l’événement.
Choisir le format
- Ouvrez l’événement dans l’éditeur de blocs.
- Dans le panneau Format de la colonne de droite, choisissez un Event format : In-person (présentiel), Virtual (en ligne) ou Hybrid (hybride).
Un nouvel événement démarre en In-person. Les autres panneaux suivent votre choix :
- In-person : le panneau Venue reste, sans champ en ligne ;
- Virtual : le panneau Venue disparaît et deux champs en ligne apparaissent ;
- Hybrid : vous avez les deux, avec un rappel de remplir le lieu et les informations en ligne.
Le formulaire rapide des écrans Events et Calendar propose le même réglage : Format dans sa section Details, et Provider et Meeting URL dans sa section Online. Ce formulaire affiche tous ces champs, quel que soit le format.
Ajouter la réunion en ligne
Pour un événement en ligne ou hybride, remplissez deux champs :
- Meeting URL : le lien pour rejoindre la réunion, par exemple un lien Zoom ou Google Meet ;
- Provider : Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Jitsi Meet, Whereby ou Other (autre). Son nom s’affiche à côté du lien sur la page de l’événement.
Dans l’éditeur de blocs, vous avez rarement à choisir le service. Quand vous collez un lien Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Jitsi ou Whereby et que Provider est encore sur None, HappenBoard le remplit. Un service que vous avez choisi vous-même n’est jamais remplacé.
Le lien de la réunion est public. Toute personne qui voit la page de l’événement peut le lire, et les moteurs de recherche le reçoivent aussi. Utilisez une réunion avec salle d’attente ou mot de passe si vous voulez contrôler qui entre.
Ce que voient vos visiteurs
Le bloc Event Venue de la page de l’événement s’adapte au format :
| Format | Ce qu’affiche le bloc |
|---|---|
| Présentiel | Le nom et l’adresse du lieu, et une carte si l’option Show map du bloc est activée et que le lieu a des coordonnées. |
| En ligne | Une ligne : Online via suivi du service et du lien. Aucune information de lieu. |
| Hybride | Les informations du lieu, puis Also online via suivi du service et du lien. |
Avec Other ou sans service, la ligne indique Online meeting à la place du nom du service. Si Meeting URL est vide, aucune ligne en ligne n’apparaît : un événement en ligne sans lien n’affiche alors aucun lieu.
L’adresse vient du lieu. La carte suit vos réglages de carte.
E-mails et fichiers de calendrier
Le lien de la réunion ne figure ni dans les e-mails de HappenBoard ni dans les fichiers de calendrier téléchargés par les visiteurs. Ceux-ci renvoient à la page de l’événement, où les participants trouvent le lien dans le bloc Event Venue. Gardez donc ce bloc sur votre page d’événement pour les événements en ligne.
Le format ne change rien aux inscriptions. Un événement en ligne peut avoir un formulaire d’inscription et une limite de places comme n’importe quel autre.
Dans le calendrier d’administration
Dans les vues mois et agenda de HappenBoard → Calendar, les événements en ligne et hybrides portent une petite icône. Survolez-la pour lire Virtual event ou Hybrid event, suivi du service s’il est renseigné. Les événements en présentiel n’ont pas d’icône.
Moteurs de recherche
HappenBoard indique aux moteurs de recherche comment on participe, dans les données structurées de l’événement (les informations que Google lit pour afficher les événements dans ses résultats) :
- présentiel : l’adresse du lieu, comme un événement sur place ;
- en ligne : le lien de la réunion, comme un événement en ligne ;
- hybride : les deux, comme un événement mixte. Un événement hybride sans lieu est décrit comme uniquement en ligne.
Référencement : le balisage Event automatique détaille le reste de ces données.
Pour aller plus loin
- Lieux : créer et renseigner les coordonnées : ajouter le lieu des événements en présentiel et hybrides.
- Construire une page d’événement : placer le bloc Event Venue où vous le souhaitez.
- Créer votre premier événement : le parcours complet d’un nouvel événement.