Un type de rendez-vous est un service que l’on peut réserver : une consultation de 30 minutes, une visite guidée, une salle à la journée. Il fixe la durée d’un rendez-vous, les heures de début proposées, le nombre de personnes accueillies, l’hôte et le prix.
Il faut au moins un type de rendez-vous pour que quelqu’un puisse réserver. La vue d’ensemble de la prise de rendez-vous montre comment il s’articule avec le reste.
Créer un type de rendez-vous
- Allez dans HappenBoard → Bookings → Booking types.
- Cliquez sur Add booking type. L’écran Bookings propose le même raccourci, nommé New booking type.
- Si vous le souhaitez, choisissez une configuration sous Start from a template.
- Saisissez un nom dans Name. C’est le seul champ obligatoire. Les visiteurs le voient sur la page de réservation et dans l’objet des e-mails de réservation.
- Si vous le souhaitez, rédigez une Description. Elle s’affiche sous le nom dans le bloc Booking Types, présenté dans les blocs de réservation.
- Remplissez les panneaux Scheduling, Hosts & assignment et Location, détaillés plus bas.
- Cliquez sur Create booking type.
Le type de rendez-vous est publié aussitôt. Seul un type publié propose des créneaux : un brouillon ou un type mis à la corbeille n’affiche rien sur la page de réservation.
Partir d’un modèle
La carte Start from a template propose six configurations : Tutoring session, Salon appointment, Online consultation, Guided tour or activity, Equipment rental et Room or venue hire. Chacune remplit les réglages avec des valeurs réalistes (durée, pas, délai, limite de modification, validation) que vous ajustez ensuite.
Appliquer un modèle remplace tous les réglages de l’écran mais garde le nom déjà saisi. Il vide aussi la liste des hôtes : ajoutez les vôtres après l’avoir choisi.
Les réglages du panneau Scheduling
| Réglage | Rôle | Par défaut |
|---|---|---|
| Duration (min) | Durée d’un rendez-vous. Le libellé suit l’unité : Duration (hours), Duration (days). | 30 |
| Duration unit | Minutes, Hours ou Days. Change la façon de lire le nombre, sans le convertir : 3 avec Days donne une réservation de trois jours. Avec Days, le visiteur choisit une date de début, pas une heure. | Minutes |
| First slot at | Heure facultative sur laquelle s’alignent les débuts de créneaux, par exemple 09:15. Vide, ils commencent à l’ouverture de chaque plage. Masqué avec Days. | Vide |
| Slot step (min) | Fréquence des heures de début proposées. Minimum 5. Masqué avec Days. | 30 |
| Length | Fixed (une seule durée) ou The customer chooses how many. Dans ce cas, réglez At least et At most : le visiteur dispose d’une liste How long. | Fixed |
| Every day of the stay must be open | Uniquement avec Days. Activé, un séjour ne peut pas couvrir un jour de fermeture. Désactivé, seul le premier jour doit être ouvert. | Désactivé |
| Bookings can start on | Les jours de la semaine où une réservation peut commencer. Décochez un jour pour empêcher d’y commencer sans le fermer. | Tous les jours |
| Capacity (1 = one-to-one) | Places par heure de début. Au-delà de 1, plusieurs personnes peuvent réserver la même heure. | 1 |
| Price | Montant affiché aux visiteurs, par place, dans la devise du site (indiquée dans le libellé, par exemple Price (EUR)). 0 n’affiche aucun prix. | 0 |
| Buffer before (min), Buffer after (min) | Marge libre gardée avant et après chaque réservation. | 0 |
| Min notice | Délai minimum avant le premier créneau réservable, en minutes, heures ou jours. 0 vaut 60 minutes. | 60 minutes |
| Max advance (days) | Jusqu’à combien de jours à l’avance on peut réserver. | 60 |
| Most bookings per host per day | Quand un hôte atteint ce nombre de réservations sur une journée, ce type n’est plus proposé avec lui ce jour-là. 0 = sans limite. | 0 |
| Time no rule mentions | Closed : seules les heures ouvertes dans l’écran Availability sont réservables. Open : réservable à toute heure sauf si un jour bloqué ou une règle ferme, ce qui convient à la location. | Closed |
| Require approval | Les réservations arrivent comme des demandes, que vous acceptez ou refusez. | Désactivé |
| Customer change cutoff | Jusqu’à quand, avant le début, le client peut lui-même annuler ou déplacer sa réservation. 0 = jusqu’au début. | 0 |
Le champ de durée accepte 5 ou plus avec Minutes, et 1 ou plus avec Hours et Days.
Durée et pas des créneaux
La durée, c’est le temps du rendez-vous. Le pas, c’est l’écart entre deux heures de début proposées. Une durée de 60 minutes avec un pas de 30 propose 09:00, 09:30, 10:00, etc., et chaque réservation dure bien une heure. Réglez le pas sur la durée pour des rendez-vous qui s’enchaînent.
First slot at cale ces heures de début sur une heure précise. Avec un pas de 30 minutes et 09:15, les créneaux tombent à :15 et :45, y compris après une pause déjeuner.
Marges et doubles réservations
Une marge (temps de battement) garde un intervalle autour de chaque rendez-vous, pour un trajet, du ménage ou une pause. Une heure n’est proposée que si ses marges ne chevauchent pas une autre réservation du même hôte, et les marges de cette réservation comptent aussi.
Un hôte n’est jamais réservé deux fois au même moment, même pour des types de rendez-vous différents. Les règles sont détaillées dans définir vos disponibilités.
Réservations de groupe
Avec une Capacity supérieure à 1, une heure de début reste proposée jusqu’à épuisement des places. Chaque visiteur réserve une place. Pour réserver plusieurs places d’un coup pour un client, utilisez New booking dans l’écran Bookings. Si une seule personne doit réserver beaucoup de places, un événement avec formulaire d’inscription convient mieux.
Prix et paiement
L’extension gratuite affiche le prix et vous l’encaissez vous-même, le jour même ou sur facture. Les e-mails de réservation et l’écran Bookings indiquent qu’il est à régler sur place. Le prix est par place et ne change pas avec la durée choisie par le client. Chaque réservation garde le prix du moment où elle a été faite.
Le paiement en ligne, l’acompte, les prix par personne et les règles de prix viennent avec HappenBoard Pro. Pro ajoute un champ Deposit et les cartes People et Pricing rules à cet écran. Voir paiements, acomptes et règles de prix des rendez-vous.
Hôtes et attribution
Dans Hosts & assignment, le champ Hosts propose tous les comptes autorisés à modifier des articles. Sur un site standard, ce sont les auteurs, éditeurs et administrateurs (voir rôles et permissions). Ajoutez au moins un hôte. Un type de rendez-vous sans hôte ne propose aucun créneau.
Chaque hôte a besoin de ses propres horaires hebdomadaires dans l’écran Availability.
Assignment décide qui reçoit la réservation quand plusieurs hôtes sont libres :
- Round-robin (par défaut) : l’hôte libre qui a le moins de rendez-vous à venir, pour répartir le travail dans une équipe.
- Fixed : le client choisit. Avec plusieurs hôtes, la page de réservation affiche une liste With. Anyone available confie la réservation au premier hôte libre de votre champ Hosts.
Lieu et couleur
Location mode indique comment se passe le rendez-vous : In person (par défaut), Virtual, Phone ou Custom. Le visiteur lit « In person », « Online » ou « By phone » à côté de la durée. Custom n’affiche rien.
Accent color colore ce type de rendez-vous dans la couche des réservations du calendrier d’administration. Les visiteurs ne la voient jamais.
Sites multilingues
Les types de rendez-vous ne se traduisent pas avec WPML ou Polylang : un même type sert toutes les langues, avec le nom que vous avez saisi. Les boutons et messages de la page de réservation suivent la langue de la page, et les e-mails de réservation sont envoyés dans cette langue. Voir sites multilingues.
Modifier un type de rendez-vous
Cliquez sur le nom d’un type dans la liste pour le rouvrir, puis sur Save. Les nouveaux réglages s’appliquent aux créneaux proposés à partir de ce moment. Les réservations déjà faites gardent leur heure et leur prix. View (opens in a new tab) dans la liste ouvre la page du type de rendez-vous.
Pour aller plus loin
- Définir vos disponibilités : donner à chaque hôte les horaires dont ce type a besoin.
- Publier la page de réservation : présenter le service aux visiteurs.
- Valider les demandes de rendez-vous : répondre aux demandes d’un type soumis à validation.
- Ressources partagées pour les rendez-vous : lier salles et matériel à un type de rendez-vous avec Pro.