Les disponibilités indiquent quand chaque hôte peut être réservé : ses horaires de la semaine, ses jours bloqués et des règles pour les saisons ou les exceptions. Tant qu’un hôte n’a aucun horaire ouvert, ses types de rendez-vous ne proposent aucun créneau.
Chaque hôte a un seul planning, partagé par tous les types de rendez-vous qu’il assure. Le type de rendez-vous décide ensuite quelles heures proposer dans ces horaires.
Ouvrir l’écran Availability
Allez dans HappenBoard → Bookings → Availability. Choisissez une personne dans la liste Host : l’écran affiche ses horaires.
La liste contient tous les comptes autorisés à modifier des articles : auteurs, éditeurs, administrateurs. Si elle indique No hosts found, donnez d’abord l’un de ces rôles à la personne (voir rôles et permissions).
Les administrateurs et les éditeurs voient aussi All hosts (site-wide) en haut de la liste. Ses jours bloqués et ses règles s’appliquent à tous les hôtes à la fois : un jour férié se saisit une seule fois. Il n’a pas d’horaires de la semaine, chaque hôte garde les siens.
Régler les horaires de la semaine
- Activez chaque jour travaillé par l’hôte. Un jour activé pour la première fois est ouvert de 09:00 à 17:00.
- Modifiez l’heure de début et l’heure de fin de ce jour.
- Pour une pause déjeuner ou une journée coupée, cliquez sur Add hours et réglez une seconde plage, par exemple de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00.
- Supprimez une plage avec la croix à côté.
- Cliquez sur Save availability.
Un jour désactivé affiche Unavailable. Un jour activé sans plage affiche No hours yet. Aucun des deux ne propose de créneau.
Une plage dont la fin n’est pas après le début, comme 17:00 à 09:00, est supprimée à l’enregistrement, sans avertissement. Si une plage disparaît après l’enregistrement, vérifiez ses heures.
Save availability remplace toute la semaine de l’hôte : réglez tous les jours avant d’enregistrer. Ce bouton n’enregistre que les horaires de la semaine. Les jours bloqués et les règles sont enregistrés dès que vous les ajoutez ou les supprimez.
Bloquer des jours
Sous Days off, choisissez une date et cliquez sur Block this date. Une date bloquée ne propose aucun créneau, quels que soient les horaires de la semaine. Utilisez-la pour des congés, une absence ou une fermeture ponctuelle.
Les dates bloquées à partir d’aujourd’hui sont listées dessous. Cliquez sur la croix à côté de l’une d’elles pour rouvrir le jour.
Ajouter des saisons et des exceptions
Seasons and exceptions couvre ce que la grille de la semaine ne sait pas dire : une fermeture de deux semaines, des horaires d’été, les samedis de décembre. Chaque règle ouvre ou ferme du temps sur une période.
- Dans The rule, choisissez Closes this time (par défaut) ou Opens this time.
- Dans Covers, choisissez Dates, Months, Weeks of the year ou Days of the week. Réglez ensuite le début et la fin. Pour Dates, laissez To vide pour un seul jour.
- Laissez All day activé, ou désactivez-le et réglez From time et To time.
- Dans Booking types, gardez Every booking type ou choisissez le seul service concerné.
- Réglez Priority, de 0 à 255. La plus haute l’emporte. La valeur par défaut est 20.
- Cliquez sur Add rule.
Une règle s’applique dès qu’elle est ajoutée. Une période peut faire le tour de l’année ou de la semaine, par exemple de novembre à février ou du samedi au dimanche.
Quelle règle l’emporte
Les règles sont listées dans l’ordre où elles s’appliquent, chacune avec sa priorité : une règle plus bas dans la liste l’emporte sur celles du dessus. Les horaires de la semaine comptent comme une priorité de 10, donc une nouvelle règle à 20 passe devant. Par exemple, Closes this time du 1er au 14 août, toute la journée, ferme ces deux semaines quels que soient les horaires de la semaine.
Une date bloquée l’emporte aussi sur les horaires de la semaine. Seule une règle de priorité supérieure à 10 peut y rouvrir du temps.
Les règles saisies sous All hosts (site-wide) apparaissent, en lecture seule, à la fin des règles de chaque hôte. Une règle propre à l’hôte, de priorité plus haute, peut passer devant.
Règles pour un seul type de rendez-vous
Une règle limitée à un type de rendez-vous ne change que ce service. Dès qu’un hôte a une règle d’ouverture pour un type, ce type n’utilise plus que le temps ouvert pour lui, et plus les horaires de la semaine de l’hôte. Les fermetures et les dates bloquées s’appliquent toujours.
Horaires propres à un type de rendez-vous
Un type de rendez-vous peut avoir ses propres horaires de la semaine avec un hôte, réglés hors de cet écran (par un développeur, par exemple). Ils apparaissent alors sous Hours for one booking type et remplacent les horaires de la semaine pour ce service. Cliquez sur Use the hours above pour les supprimer.
Fuseau horaire et ordre des jours
Toutes les heures saisies ici sont dans le fuseau horaire du site, réglé dans WordPress sous Réglages → Général. Les visiteurs ne voient jamais ces valeurs brutes : la page de réservation affiche chaque créneau dans leur propre fuseau. La semaine commence au jour choisi dans La semaine débute le, sur le même écran de WordPress.
Les horaires sont calculés jour par jour : un hôte ouvert de 09:00 à 17:00 le reste au passage à l’heure d’été ou d’hiver.
Des horaires aux créneaux réservables
Les horaires réglés ici sont la limite extérieure. Les créneaux proposés dépendent aussi des réglages du type de rendez-vous :
- Un créneau n’est proposé que si tout le rendez-vous tient dans une plage ouverte. Les heures de début suivent le pas des créneaux, ou l’heure First slot at.
- Les jours où le type ne peut pas commencer ne proposent rien.
- Les heures trop proches (délai minimum) ou trop lointaines (réservation à l’avance maximum) sont écartées.
- Un hôte qui atteint la limite quotidienne du type n’est plus proposé ce jour-là.
- Un hôte n’est jamais réservé deux fois au même moment. Un créneau est écarté s’il chevauche, marges comprises, ce que l’hôte a déjà : une réservation de n’importe quel type, une demande en attente de validation ou une réservation en attente de paiement. Les réservations annulées et les demandes refusées libèrent leur créneau.
- Pour un type de groupe, un créneau reste proposé jusqu’à épuisement des places.
Avec HappenBoard Pro, les heures où l’hôte est occupé dans Google Agenda ou Outlook sont aussi écartées (voir synchroniser avec Google Calendar). Il en va de même quand une ressource partagée est entièrement prise.
Un type de rendez-vous réglé sur Open dans Time no rule mentions fonctionne à l’inverse. Il est réservable à toute heure, et seuls les jours bloqués et les règles de fermeture retirent du temps.
Si aucun créneau n’apparaît
Quand la page de réservation affiche No times available., vérifiez ces points :
- Le type de rendez-vous n’a pas d’hôte, ou c’est un brouillon.
- L’hôte n’a pas d’horaires, ou le jour est désactivé, bloqué ou fermé par une règle.
- La plage ouverte est plus courte que le rendez-vous : 09:00 à 09:20 ne peut pas contenir 30 minutes.
- Le délai minimum couvre les prochaines heures ouvertes.
- Le jour n’est pas coché dans Bookings can start on.
- Tous les créneaux sont déjà réservés.
- Une règle d’ouverture limitée au type a remplacé, pour lui, les horaires de la semaine de l’hôte.
Pour aller plus loin
- Publier la page de réservation : montrer les créneaux aux visiteurs.
- Créer un type de rendez-vous : ajuster la durée, les marges et le délai.
- Prise de rendez-vous : vue d’ensemble : voir comment arrivent les réservations et ce que reçoit le client.