Si votre site tourne déjà avec WooCommerce, vous pouvez vendre vos billets via son panier, sa page de paiement et ses moyens de paiement, à la place du paiement Stripe. Chaque type de billet devient un produit WooCommerce. Chaque commande payée crée ensuite les participants correspondants, qui reçoivent l’e-mail de confirmation habituel, le billet PDF et le check-in par QR code.
L’option fonctionne avec les blocs Panier et Validation de commande de WooCommerce, et avec son stockage des commandes haute performance.
La billetterie WooCommerce fait partie de HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- WooCommerce est installé et activé, avec au moins un moyen de paiement actif.
- Vos événements ont des types de billets. Chacun devient un produit.
- Vos billets sont dans la même devise que votre boutique. WooCommerce encaisse le prix du billet dans la devise de la boutique.
Activer la billetterie WooCommerce
- Allez dans HappenBoard → Settings → Stripe. L’interrupteur WooCommerce se trouve sur cet onglet, plus bas.
- Repérez la carte WooCommerce ticketing. Si WooCommerce n’est pas actif, la carte vous invite à l’installer et à l’activer.
- Activez Sell tickets through WooCommerce.
- Cliquez sur Save changes.
HappenBoard crée alors un produit pour chacun de vos types de billets existants. Un nouveau type de billet reçoit son produit dès que vous l’enregistrez.
Les produits billets
Chaque produit est un produit virtuel qui porte le nom de l’événement et celui du type de billet, pour rester lisible dans le panier. Son prix est celui du billet, sa description celle du billet, et sa description courte indique « Ticket for » avec un lien vers l’événement.
Le produit suit le billet et l’événement :
- tant que l’événement est publié, le produit est publié et visible dans la boutique ;
- tant que l’événement est en brouillon, privé, programmé ou à la corbeille, le produit est un brouillon masqué ;
- enregistrez un type de billet et son produit est mis à jour. Supprimez-le et le produit part à la corbeille, ce qui préserve l’historique des commandes.
Modifiez le nom, le prix et la description sur le type de billet dans HappenBoard, pas sur le produit : chaque enregistrement du billet les réécrit. Les images ou catégories que vous ajoutez au produit dans WooCommerce sont conservées.
Comment les places sont comptées
La capacité du billet fait foi. Le stock WooCommerce ne fait que la suivre.
- Un billet avec une capacité : ses places restantes deviennent le stock du produit, sans commandes en réapprovisionnement. Le produit passe en rupture de stock quand les places sont épuisées.
- Un billet sans capacité : les places sont illimitées et le produit ne gère pas de stock.
- Un événement récurrent : chaque date a sa propre capacité, donc le produit ne gère pas de stock. La page produit affiche à la place une liste Date au-dessus du bouton d’ajout au panier. Les dates complètes portent la mention « (sold out) » et ne peuvent pas être choisies.
- Un billet hors de sa période de vente, ou dont l’événement n’est pas publié, ne peut pas être acheté.
Le panier est vérifié par rapport aux places restantes quand un billet est ajouté, puis de nouveau avant le paiement. Un acheteur qui en demande trop voit un message comme « Only 2 seats are left ».
Si deux acheteurs paient malgré tout la dernière place au même moment, le second est mis en liste d’attente plutôt que de dépasser la jauge. Il ne reçoit pas d’e-mail de confirmation, et une note sur la commande WooCommerce vous demande de rembourser la ligne ou de lui donner une place.
Quand les billets sont émis
Les billets sont émis une fois la commande WooCommerce payée :
- une commande Terminée compte toujours ;
- une commande En cours compte quand son moyen de paiement a encaissé l’argent en ligne ;
- les commandes en paiement à la livraison passent aussi En cours, sans que rien ne soit encaissé. Leurs billets sont émis quand vous passez la commande en Terminée. Un développeur peut ajouter d’autres moyens de paiement différé avec les hooks billetterie et paiements.
Chaque ligne de billet devient alors un participant, avec le nom et l’e-mail de facturation de la commande. Les autres produits du même panier sont ignorés : un client peut acheter un tee-shirt et un billet ensemble.
Les acheteurs qui passent par WooCommerce ne répondent pas à vos champs personnalisés de participant. Seul le Ticket Picker les pose.
Remboursements, annulations et chiffre d’affaires
Remboursez les commandes WooCommerce dans WooCommerce. Le formulaire de remboursement de l’écran Orders ne traite que les paiements faits avec Stripe (voir Rembourser une commande).
- Passez une commande en Remboursée, Annulée ou Échouée, ou mettez-la à la corbeille : ses billets sont annulés, les places libérées et le stock du produit mis à jour.
- Un remboursement partiel fait dans WooCommerce est enregistré sur les lignes de billets qu’il couvre, mais n’annule personne. Pour libérer une place, annulez ce participant dans l’écran Attendees.
Les commandes WooCommerce apparaissent aussi dans l’écran Orders, une ligne par commande de la boutique. Seul l’argent réellement remboursé par WooCommerce y compte comme Refunded. Si vous annulez une commande en gardant l’argent, il reste dans Gross.
Vendre uniquement via la boutique
Activer WooCommerce ne retire pas le paiement Stripe. Sur un événement qui a des billets, le bloc RSVP Form cède sa place au Ticket Picker, qui vend les billets payants via Stripe. Sans clé Stripe enregistrée, il affiche le message « Online checkout is not configured », sans rien vendre.
Pour envoyer les acheteurs uniquement vers la boutique, retirez les blocs Ticket Picker et RSVP Form de votre page d’événement. Ajoutez ensuite un bouton qui renvoie vers le produit billet.
Désactiver ou désinstaller
Désactiver Sell tickets through WooCommerce retire les produits billets de votre boutique : ils repassent en brouillon, plus personne ne peut les acheter. Les commandes passées avant reçoivent quand même leurs billets une fois payées, et un remboursement ou une annulation dans WooCommerce les annule toujours. Réactivez le réglage et les produits reviennent.
Désactiver Pro retire aussi les produits de la boutique. Ils reviennent la première fois que vous ouvrez l’administration de WordPress après avoir réactivé Pro, si le réglage est toujours activé. Tant que Pro est désactivé, aucun billet n’est créé : vérifiez les commandes payées pendant ce temps.
Quand vous supprimez Pro avec la suppression des données activée (voir Installer HappenBoard Pro), les produits billets encore en vente repassent en brouillon. Les produits restent dans votre boutique, car ils lui appartiennent.
Pour aller plus loin
- Créer des types de billets : régler les prix et capacités que suivent vos produits.
- Le tableau de bord Commandes : suivre les commandes de la boutique à côté de celles de Stripe.
- Configurer Stripe : l’onglet de réglages où se trouve l’interrupteur WooCommerce.