HappenBoard Pro peut envoyer un message WhatsApp à vos participants quand ils s’inscrivent, quand ils annulent et avant l’événement, en plus des e-mails habituels.
Ces messages passent par Twilio, un service d’envoi de messages. Il vous faut votre propre compte Twilio, et chaque participant doit indiquer un numéro de téléphone dans votre formulaire d’inscription.
Les notifications WhatsApp nécessitent HappenBoard Pro. Voir ce que Pro ajoute.
Avant de commencer
- Un compte Twilio, avec son Account SID et son Auth Token. Vous les trouvez tous les deux dans la console Twilio.
- Un expéditeur WhatsApp chez Twilio. Le bac à sable (sandbox) de Twilio suffit pour les tests. Pour écrire à de vrais participants, il faut un expéditeur WhatsApp Business validé par Twilio et des modèles de messages approuvés (voir plus bas).
- Un champ téléphone dans votre formulaire : un champ personnalisé Pro de type Text (single line), avec Collected from réglé sur Attendee registration. Donnez-lui la clé
phone. Il apparaît alors dans votre formulaire d’inscription.
Connecter votre compte Twilio
- Allez dans HappenBoard → Integrations.
- Sur la carte WhatsApp (Pro), cliquez sur Configure.
- Collez votre Twilio Account SID.
- Collez votre Twilio Auth Token. Une fois enregistré, il n’est plus jamais affiché. Laissez le champ vide lors d’une visite suivante pour le conserver.
- Dans From number (Twilio WhatsApp sender), saisissez votre numéro expéditeur avec
+et l’indicatif du pays. Celui du bac à sable est+14155238886. - Dans Pro custom-field slug carrying the phone, saisissez la clé de votre champ téléphone, sans le préfixe
_happenboard_cf_. La valeur par défaut estphone. - Sous Subscribed events, cochez les messages voulus. Les trois sont cochés au départ.
- Cliquez sur Save changes.
HappenBoard vérifie vos valeurs à l’enregistrement. Si l’Account SID n’est pas AC suivi de 32 lettres et chiffres, ou si l’expéditeur n’est pas un numéro international, rien n’est enregistré. Un message indique quelle valeur pose problème et pourquoi.
La carte affiche alors Active. Si elle affiche Configured, le SID, le jeton ou l’expéditeur manque, ou aucun message n’est coché, et rien n’est envoyé.
Les trois messages
| Message | Quand il part | Ce qu’il contient |
|---|---|---|
| RSVP confirmation | Dès qu’une personne s’inscrit ou achète un billet et obtient une place, ou passe de la liste d’attente à inscrit. | Son nom, l’événement, sa date et son heure, le lieu et un lien vers la page de l’événement. |
| RSVP cancellation | Quand le participant annule avec le lien de son e-mail, ou quand un remboursement annule son billet. | Un court message qui cite l’événement. |
| Event reminder | Avec l’e-mail de rappel, une fois par date. | Les mêmes informations que la confirmation, pour la date du participant. |
Quand vous annulez vous-même une inscription depuis l’écran Participants, aucun message WhatsApp ne part.
Le rappel suit vos réglages d’e-mails, et non un délai fixe de 24 heures. Il faut que Send reminder email before each event soit activé dans HappenBoard → Settings → Email. Il part au moment défini dans Send reminder hours before start (24 par défaut).
Le rappel part une seule fois par date, en même temps que l’e-mail de rappel. Si l’e-mail ne part pas (événement annulé, participant qui n’est plus inscrit), le rappel WhatsApp ne part pas non plus.
Un participant sans numéro exploitable est ignoré. Il ne reçoit aucun message, et son inscription fonctionne normalement.
Ces messages ne suivent pas la langue choisie via les e-mails dans la langue du participant.
Les numéros acceptés
HappenBoard retire du numéro les espaces, points, parenthèses et tirets, et remplace un 00 initial par +. Ainsi, +33 6 12 34 56 78 et 0033 6 12 34 56 78 fonctionnent tous les deux.
Un numéro qui commence par un seul 0, comme 06 12 34 56 78, n’a pas d’indicatif pays. HappenBoard ne peut pas deviner le pays et ignore ce participant. Demandez le numéro « avec l’indicatif pays » dans le libellé ou le texte d’aide du champ.
Saisir son numéro dans votre formulaire vaut accord du participant pour recevoir ces messages. Donnez au champ un libellé clair, et rendez-le facultatif si possible.
Les modèles approuvés pour de vrais participants
WhatsApp ne remet un message libre (du texte simple) que dans le bac à sable Twilio, ou dans les 24 heures qui suivent le dernier message du participant à votre numéro WhatsApp. Vos messages partent les premiers : hors de cette fenêtre, WhatsApp n’accepte qu’un modèle qu’il a approuvé. Twilio refuse tout le reste avec l’erreur 63016.
- Dans le Content Template Builder de Twilio (le panneau y renvoie), créez un modèle par message et soumettez-le à l’approbation de WhatsApp.
- Dans le panneau WhatsApp, sous Approved templates, collez chaque Content SID dans son champ : RSVP confirmation: Content SID, RSVP cancellation: Content SID ou Event reminder: Content SID.
- Cliquez sur Save changes. Un Content SID s’écrit
HXsuivi de 32 lettres et chiffres. Toute autre valeur est refusée.
Vos modèles peuvent utiliser ces variables :
| Variable | Valeur |
|---|---|
{{1}} | Le nom du participant |
{{2}} | Le titre de l’événement |
{{3}} | La date et l’heure |
{{4}} | Le lieu |
{{5}} | Le lien vers la page de l’événement |
Une valeur vide est envoyée sous la forme d’un tiret. Un message sans Content SID part toujours en texte libre.
Envoyer un message de test
- Sous Send test message, saisissez Your number au format international, par exemple
+33612345678. - Dans Message, choisissez A free-form test line pour vérifier la connexion, ou un modèle pour vérifier son Content SID avec des valeurs d’exemple.
- Cliquez sur Test message.
Le test utilise les réglages enregistrés : enregistrez un nouveau Content SID avant de le tester. Avec le bac à sable, rejoignez-le d’abord depuis ce téléphone, sinon Twilio refuse la remise. Si Twilio refuse un message, son erreur s’affiche à l’écran.
En cas de problème
- Un participant ne reçoit rien : son numéro manque, se trouve dans un autre champ ou commence par un seul
0. - Erreur Twilio 63016 : vous êtes hors de la fenêtre de 24 heures. Ajoutez un modèle approuvé pour ce message.
- Pas de rappel : vérifiez que les e-mails de rappel sont activés. Une personne inscrite après l’heure du rappel n’en reçoit pas.
Pour aller plus loin
- Créer des champs personnalisés : ajouter le champ téléphone à votre formulaire.
- Les e-mails automatiques : régler l’heure du rappel que suit le message WhatsApp.
- Notifications Slack : prévenir plutôt votre propre équipe des inscriptions.
- Les webhooks sortants : transmettre les mêmes moments à un autre système.